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事務職に必要なスキルは今後高度化してくことは間違いありません。一般的には補助業務が中心だった事務職が、企業の中核になっていくことも考えられます。今回の記事は特に女性向けの記事になりますが、事務職に必要なスキル・適性についてわかりやすく解説していきます！
●こんな方におすすめの記事●
①事務職に未経験から転職したいけど不安
②必要なスキルが知りたい
③適性があるか知りたい
④効率的な転職方法を知りたい
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目次
事務職に必要なスキルは高度化している
こんにちは！転職アドバイザーの南野弘明です。未経験からでも転職がしやすい「事務職」。特に女性からは非常に人気の職種です。女性からの人気を得ている理由として、「ワークライフバランスが非常に取りやすい」ので、女性にとって大きなメリットがある職種といえます。
しかし近年は、事務職に求められる適正・スキルも高度化し、イメージとのギャップが大きく、入社後に戸惑う人が多くなっているのが事実です。転職後に後悔しない為にも、事務職についてしっかりと理解した上で転職活動を行いましょう！
今回は転職市場で求められる必要な適性・スキルや経験についてわかりやすく解説していきます。
事務職に必要な適性とは何？
事務職に転職したいと考えたとき、多くの方が考えるのがスキル面。しかしそれよりも大事なことが、適性なんです。
適性がないのに事務職に転職してしまうと仕事が合わず、また転職したいと思ってしまうので、まずは適性について考えてみましょう。一般的に言われている事務職の適性がある人とは、以下のような特徴を持っている方を指します。
②ルーチンワークが苦痛じゃない。
③考えることよりルール通りやることが好き。
④細かい仕事が好き。
⑤しゃしゃり出るのは好きじゃない。
⑥淡々と仕事をこなすタイプ。
⑦お金よりプライベートの時間が大事。
⑧結婚したら寿退社してもいいと思う。
上記８個の適性のうち５つ以上当てはまれば事務職の適性があると言えます。逆に４つ以下だと適性がないといえます。特に決められた仕事をこなす仕事が多い職種なので、クリエイティブな仕事が得意な人は適性がないと言えます。
自分に適性があるかどうかという観点で自己分析をしてみると、意外と事務職に向いていないことに気付く人もいるので、過去記事を参考にして自己分析をしてみるのもおすすめです。
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事務職に必要なスキルを知ることは超重要！
事務職の正社員に転職する中で、多くの女性の方が不安に思ったり、気になっていることというのはどんなところにあるのでしょうか。Twitterで多くのご相談を受ける中、大きく分けて4つのポイントがあることが分かりました。下記を見てください。
・転職市場動向
・イメージとのギャップ
・必要なスキルは何か
上記の内容について非常に多くの方が気になっているようです。適性はあるけどスキルが不安、ライバルが多くて転職できないかもという悩みが多いのが特徴です。
次に事務職に必要なスキルについて詳しく解説していきます。
事務職に必要なスキルは５つ！
決して簡単ではない事務職の仕事ですが、経験者、未経験問わず事務職に必要なスキルはどんな内容があるか見ていきましょう。
転職・就職を考えている女性であれば絶対に押さえておきたい事務職に必要なスキル5選をまとめてみました。
①コミュニケーション能力
意外に思われるかもしれませんが事務職に必要なスキルとして筆頭に挙がるのが実は、コミュニケーション能力です。多くの会社員にとって、所属部署の仕事を覚えるのは当然ですが、事務職の場合、会社のあらゆる部署から頼られる存在でなくてはなりません。
つまり、自分が所属している部署のことさえ知っていればいいというわけにはいきません。
不明点や疑問点は自分から質問し、仕事を円滑に進めることが求められるため、コミュケーション能力が非常に重要になります。そのため、事務職に必要なスキルとして重要な役割を担います。
事務職に必要なスキルを面接で確認される中で、コミュ力は重点的に確認されることを覚えておきましょう。コツとしては、コミュニケーション能力を活かして成功した事例や失敗事例を1つでいいので事前にまとめておくとよいでしょう。
良くある例としては、「電話対応で顧客クレームをスムーズに対応処理した」や「受付業務も対応していたため、来客時のコミュニケーションに自信がある」などの具体的なシチュエーションを伝えると効果的です。
もしコミュニケーションに不安がある場合は、コミュニケーションに関する勉強をきちんと行い、その苦手を克服するために資格を取得したということもアピール材料になります。過去記事を参考に、コミュニケーション資格を取得してみるのもおすすめです。
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②人間関係構築力
あらゆる部署から頼られる存在の為、苦手なタイプの人と話をせざる得ない場面がとても多いです。どんなタイプの人でも人間関係を構築できる人でないと務まらない職種が事務職です。
人間関係構築は、人間性だと言いますがこれは間違いています。その理由は、人間関係構築が上手い人は、きちんと自分自身が訓練している人が多いですし、マナーを心得ている方が多いです。
事務職に必要なスキルの中でも人間性について面接で確認されることが多いので、面接前にまとめておきましょう。
まとめる際は、事務職として誰かと協力した成功体験、誰かが困っていた時に一緒に解決した経験などを基に説明すると説得力があり、高評価されるのでおすすめです。
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③最低限のPC能力
一般的な事務職に求められるPCスキルは決して高くありません。しかし、より高い給与を目指すなら「PCスキルは必須」と考えてください。これからの時代、事務職の仕事でも作業を効率的にこなす能力が求められます。
PCを使いこなせる事務職は給与が高く設定されていることが多い為、求人には応募が殺到します。企業側としては、たくさんの応募者の中から採用候補者を選ぶわけですから、少しでもスキルが高い人を採りたいと考えるのが自然です。
・エクセルはあまり使ったことがない
・パワーポイントで資料は作ったことが無い
上記のようなPCスキルの無さによるウイークポイントが、かなり大きな失点になる可能性があります。事務職を目指すならPCスキルは必須と考えておきましょう。officeについては中級レベルあると有利です。
どの求人にも大抵求められるスキルとしてPCスキルが記載されています。事務職に必要なスキルの中でも特に高度化したしたスキルとして求められることが多くなるので、現在のご自身のPCスキルの棚卸を行っておきましょう！
②各事務作業で使用したソフトの知識
③表計算を使った処理
④Word/PowerPointの操作経験
④経理に関する知識
さまざまな種類の仕事を少人数でこなさなくてはならないケースが多いのが、中小企業の事務職の実情です。総務、人事、経理を兼ねているようなこともめずらしくありません。
事務職に応募する人や経験者であれば、日商簿記2級以上を持っている人はかなり多いと思ってください。その為、仕訳を理解しており、日常のちょっとした小口のやりとりについても勘定科目をすぐに判断できる人は重宝されます。
経理経験は求められるスキルとまではいいませんが、あるとアピールポイントになります。必要なスキルというよりも補助的な役割になってきます。
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⑤法令・規制に関する知識
また、事務職には法令・規制の知識も求められます。近年は個人情報や知的財産権といったコンプライアンスが企業に厳しく求められているため、「知らなかった」では済まされないことが多いです。
法令が改正されたり、新しい法令が施行されたりしますので、常に最新の情報にアンテナを張り、知識を得ていく必要があります。コンプライアンス知識は、求められるスキルに＋αの部分でアピールになります。
必要なスキルの中でも知識が要求さる項目なで、面接試験前には応募企業に関連しそうな法令関係は確認しておきましょう。
また、総務部の事務職などの場合は、各種顧客との契約書や従業員との雇用契約書などの中身の確認や、書類の保管なども必要になるので、覚えておきましょう！
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事務職に必要なスキルを身に付けないと高倍率で戦えない
女性に人気が高い事務職への転職。その人気職種の転職事情は現在どうなっているのか見ていきましょう。まず知っていいただきたいのは、事務職の求人は年々減っています。
理由としては、派遣やアウトソーシングを使う会社が増えており、さらに事務作業の自動化などで今後仕事の内容が変化していく可能性が高い為です。
実際に事務職の倍率はどうかというと、東京都内の求人であれば１人の採用枠に平均して20～100人の応募者が集まるそうです。では、その要因は何かというと３つあげることができます。
・女性の社会進出
・プライベートと仕事を両立させたい
事務職は他の職種に比べると圧倒的に女性の働きやすい職種No,1と言えます。
・業務量、作業範囲がある程度明確になっている
・特別高いスキルや経験を必要としない
その為、事務職を希望される方が非常に多いのが特徴です。しかし人気が高い一方で、派遣やアウトソーシングで賄うことが可能ですから、正社員求人の価値が高騰してしまう理由には納得がいきます。
必要なスキルを理解して、必要とされる事務職を目指しましょう！
企業が求める事務職に必要なスキルを知るには？
どんな仕事でも転職は大変だと思いますが、不景気の今だからこそ好条件の求人に応募して、長期的に仕事ができる環境へのステップアップは、将来を考えても重要なことです。
つまり、ライバルに差をつけるためには、しっかりと事務職に必要なスキルを応募前に確認しておくことが大事です。
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事務職に必要なスキル・適正：まとめ
事務職というのは決して簡単な仕事ではなく、事務職に転職するためにも転職した後も常に勉強を続けていくことが求められる仕事です。
新しいことを学んだり、正確な知識を身につけたりすることを「面倒くさい」「難しいからやりたくない」と思うようでは、適性があるとは言いがたいです。
・営業の仕事はノルマがきついから転職しよう。
・接客はストレスが多いから転職しよう。
正直そういった気持ちを持っている人は事務職に転職することは難しいでしょう。異業種からの転職に自信がない場合、一度派遣社員などで事務職を経験し、自分に向いているかどうかを確認するのも有効な手段です。
未経験者の多くは派遣スタートといった話も多いので、一度派遣会社に登録してみるといいかもしれません。事務職に必要なスキルを身に着ける研修制度も充実しています！
経験者で事務職正社員しか考えていないのであれば、転職エージェントをうまく活用してみましょう！スキルや適性についてもきちんと相談可能です！それではまた！
