一般事務に転職する際の志望動機の書き方のポイントと例文

一般事務に転職する際の志望動機の書き方のポイントと例文

一般事務に転職する際の志望動機の書き方のポイントと例文

こんにちは!転職アドバイザーの南野弘明です。

一般事務に応募したい方のために、履歴書のなかの志望動機の書き方についてここではお伝えします。結構志望動機の書き方に悩む人多いと思います。なによりもまず気をつけたいのは、

★なぜその企業を選んだのか

をしっかりと書くことです。一般事務はどこの会社にもある職種です。ありきたりな志望動機を書くと、ほかの会社に対しても同じ内容の志望動機を伝えているのではないかと採用担当者に疑われてしまいます。

ターゲット企業の調査を行い、説得力のある志望動機を作ることが大切です。その企業が求めているスキルや経験などが志望動機のなかに盛り込まれていれば、採用担当者は大いに注目してくれるでしょう。

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■一般事務として働くうえで必要な適性から志望動機を考える

一般事務として働くうえで必要な適性から志望動機を考える上で求められるのが「前職での経験」。

一般事務の業務内容はとても幅広いことが特徴です。前職がまったく別の職種であったとしても、そのことは採用試験ではあまり問題にはなりません。どのような職種であっても、そこで身につけたことが一般事務で使える可能性は高いからです。

・前職ではなにを学んだのか
・できることはなにか
・それが一般事務のどんな場面で活用できるのか

を具体的に結びつけてアピールすると効果的です。

例えば、前職が接客業であったととしても、一般事務で採用される可能性はあります。一般事務には来客への応対という業務も含まれているからです。この点をうまくアピールするといいでしょう。

パートやアルバイトであっても、データ入力や文書作成経験のある人は、そのことをしっかりと書きましょう。一般事務ではパソコンの基本操作ができることは必要だからです。

一般事務の業務とどんなに関係なさそうな職種であっても、前職のことはしっかり記載するようにしましょう。企業で働いていたという経験自体が、ビジネスパーソンとして適性のある人物であることの証明になります。

■一般事務への転職で持っていると有利なスキル

一般事務へ転職求人で「未経験OK」を謳う一般事務の求人も少なからずあります。ですが事務職である以上、最低限のパソコンスキルがあれば、採用試験で有利になることは間違いありません。

できればワードとエクセルの基本的な操作はマスターしておくといいでしょう。書類作成、資料ファイリング、データ入力などは一般事務の日常的な業務だからです。

グラフ作成もできるなら、それもしっかりとアピールしましょう。こういうスキルのある人には、会議用資料やプレゼン用資料の作成が依頼できるためです。長期間の研修を設けなくても、企業にとって即戦力になる人材だという印象を与えることもできます。

雰囲気が穏やかで、コミュニケーションの取りやすい人柄であることもじつは大切な資質です。一般事務は周囲の社員のサポート役なので、同僚や上司からさまざまな依頼や指示を受けることになります。円滑な人間関係を作れることは、一般事務として採用されるうえでとても大切な要素です。


■一般事務への転職で持っていると有利な資格

一般事務で転職を考えた際に、もし実務系の資格をもっているのであれば、それを忘れずにアピールする必要があります。なくてもかまわないのですが、資格名が書かれていれば、仕事で即戦力になれる人材であることを採用担当者にはっきり伝えることができます。

ワープロ検定

たとえばワープロ検定の資格はぜひ書くようにしましょう。基本的な操作だけでなく、高度な資料作成、データ入力などが問題なくできる人材であることがわかります。

秘書検定

秘書検定資格も、一般事務の採用試験で有利に働きます。ビジネスマナーは身についている人材だという証明になるので、電話対応、来客対応、あるいは受付業務を任せられるなと採用担当者は考えるかもしれません。

簿記検定

経理業務もできることをアピールするには、簿記検定をもっていることを示すといいでしょう。たんなる一般事務の枠を超えて、より幅広い業務のできるすぐれた人材だという印象を与えることができます。

TOEICや英検

企業にもよりますが、TOEIC英検など語学の資格をもっていると評価が高くなることもあります。海外と連絡を取り合わなければいけない業務を行っている企業では、英文メール作成や英語での電話対応ができる人材は歓迎されるからです。

また地方の企業のなかには、普通自動車免許の資格くらいは一般事務の人にももっていてほしいと考えるところもあります。

もちろんこれは必須というわけではありません。ですが心象がよくなるのであれば、応募までの期間に取得しておいてもいいかもしれません。


■一般事務の転職で志望動機を作る:企業と職種を選んだ理由

一般事務の転職で志望動機を作るときのポイントとして、その企業を選んだ動機を忘れずに書くことです。

志望動機のなかには、忘れず書かなければいけないことが2つあります。

①その企業を選んだ理由
②その職種を選んだ理由

です。一般事務の応募者のなかには、職種の希望理由は書いても、企業を選んだ理由を書き忘れる人がじつはたくさんいます。たとえ書いてあったとしても、「御社に貢献したい」「御社でなら成長できると思った」などの説得力のない理由であることが多いです。

貢献や成長はほかの企業でもできますよね?たくさんある企業のなかから、そこを選んだ理由を具体的に伝えることが大切です。これをかけないから不採用になるんです。

一般事務はどこの企業にもある職種です。それだけに、なぜその会社で一般事務の仕事をしたいのかを明確にしなければいけません。そこがあいまいだと、「一般事務さえできればほかの会社でもいいのかな」と採用担当者に思われてしまうでしょう。

説得力のある志望動機を作るためには、時間をかけてターゲット企業を調べることが不可欠です。その企業にしかない特徴や理念をしっかりと理解しましょう。これらを踏まえ、「企業理念に共感しました。私も○○を生かして活躍したい。」などと書くと、企業の特徴と自分の長所をリンクさせた志望動機を作ることができます。

■一般事務の転職で志望動機を作る:求められている人材像に近いイメージを作る

一般事務の転職で志望動機を作るときに求められている人材像に近いイメージを作ることはとても大事です。

企業が求める人材像は、それぞれのホームページやWeb上、求人票に記載されていることが多いです。得た情報をもとに、望まれる人材に自分がいかに近いかをアピールしてみてください。

ポイントとして、それらの情報を知った媒体を明らかにすることをお勧めします。

たんに「積極性を重視する御社の社風に共感しました」と書くより、「○○サイトのなかの社員の方のインタビューを読み、積極性を重視する御社の社風に共感しました」と書くほうがインパクトがあります。

一般事務の正社員職には、とても多くの応募者が集まります。多数の書類のなかから自分の履歴書に目を留めてもらうには、印象深い志望動機を作ることも大切です。情報源をあえて明示することで、オリジナリティのある志望動機にすることができます。

■一般事務の転職で志望動機を作る:消極的な表現は避けてポジティブな動機に言いかえる

一般事務の転職で志望動機を作る上で、消極的な表現は避けてポジティブな動機に言いかえることは転職の面接ではとても大事です。同じことを言うにしても、できるだけ前向きでポジティブな表現に言いかえることが必要です。例えば、

( NG例 )

前職は仕事があまりにも忙しかったので、業務が楽そうな一般事務に転職したい。

→一般事務の仕事を軽く考えているかのような印象を相手に与えている。

( OK例 )

前職の○○の仕事をするうち、このスキルを生かして一般事務の仕事に挑戦してみたくなった。

→仕事に対する強い意欲を感じさせる表現になっている。

一般事務の仕事についてその他NGワードとして、

・残業の少なさに惹かれた
・休日がしっかりとれることが魅力

などの言い方も避けるほうがいいでしょう。応募書類にこんなことを書くようでは、消極的でやる気のない人物だろうと思われます。


■一般事務の転職で志望動機を作る:経験者向けの志望動機の例文

一般事務の転職で志望動機を作るときの経験者向けの志望動機の例文を見てみましょう。

まったく異なる職種から一般事務への転職を希望している場合は、前職での経験がどのように生かせるのかを明示することがポイントになります。

▼経験者の志望動機の例文1

前職は機械メーカーで、そちらでも一般事務として勤務していました。転職を決意したのは、思い入れのある商品を扱う企業で勤務したいと考えたからです。「○○」は私が長年愛用している品でしたので、それを製造されている貴社でぜひ働きたいと思いました。前職で一般事務を担当していたときに、ワード、エクセル、パワーポイントはひと通り使えるようになりました。データ入力や資料作成はかならず納期までに仕上げる自信があります。またほかの社員の方々と円滑に交流するために、明るく和やかな雰囲気づくりにも力をいれています。貴社に採用されましたら、目の前の仕事だけに満足せず、積極的にいろいろなことにチャレンジをしたいと考えています。どうかよろしくお願いいたします。

▼経験者の志望動機の例文2

5年間派遣社員として、3つの会社で一般事務の業務を行ってきまいした。この経験を通じて、ワードやエクセルのスキルは習得しました。業務のさらなる効率化をめざし、パワーポイントやマクロの知識なども独学で身につけました。これらのスキルについては、どの会社でも高く評価していただきました。とはいえ派遣社員の立場ではできることに限界がありました。業務の迅速化のためにあるソフトの導入を提案したとしても、その意見が採用されることはありませんでした。今回転職を決意したのは、課題にもっと積極的に取り組み成果をあげたいという思いが強くなったからです。

貴社のホームページをみて、雇用形態に関係なく、こちらではすべての社員が責任をもって会社の成長のために力を尽くしている会社であると知りました。こうした貴社の社風に大いに共感し、私もそのなかで一般事務のひとりとして取り組み、さらに成長していきたいと考えるようになりました。

■一般事務の転職における志望動機:未経験者向けの志望動機の例文

一般事務とはまったく違う仕事をしていた人でも、この職種に応募することはできます。この場合、一般事務の業務でも十分に生かせるスキルを前職で身につけたことをアピールすることが大切です。一般事務に興味をもつようになった理由も書くようにしましょう。

▼未経験者の志望動機の例文1

前職では食品会社の販売部門を担当していました。在庫管理や商品情報を管理するうち、データ管理を多く扱う一般事務に興味をもつようになりました。基本的なパソコンスキルは前職で身につけてあります、また商品説明用デイレクトメールを作成する必要があったため、グラフなどを挿入する資料作成術も学びました。いまではスキルアップを目指して、上級者向けのパソコン講座を受講しています。販売活動を通じて、多くの顧客様と交渉するビジネススキルも習得しました。一般事務はたしかに未経験ではありますが、これらの経験があれば、かならず貴社のお役に立てると存じます。どうかよろしくお願いいたします。

▼未経験者の志望動機の例文2

前職ではシステム開発会社で、コールセンターでの電話対応を4年間担当していました。通話を通して多くの方と話す機会を得たことで、相手を満足させる接客スキル磨くことができました。この経験をより広い業務のなかで生かしたいと思い、一般事務を希望しております。コールセンターでの業務では、相手のニーズをわずかな時間のうちに察知するように訓練を積みました。職場のニーズをくみ取り、円滑な業務のためのサポートをする一般事務でも、この経験は十分に生かせると考えています。貴社の製品は私の愛用品であるため、愛着のある企業でお役に立ちたいと思い今回の応募を決めました。

▼未経験者の志望動機の例文3

前職で担当していたのは、コールセンターのオペレーション業務でした。この仕事をするうち、お客様の声や話しぶりから状況をすばやく察知し、臨機応変に電話で応対できるようになりました。とてもお急ぎのご様子が伝わってきたときには、要点のみをお伝えし、通話が長引かないように心がけました。また年配の方が電話をかけてこられたときには、明瞭な発音でゆっくりとご説明をいたしました。こうした電話対応スキルが生かせる仕事を探しているうち、御社の一般事務の求人情報を見つけました。御社は規模も大きく、一般事務では毎日多くの時間を電話対応にあてていると伺っています。これからもスキルを磨きながら、電話をかけてきた御社のお客様に最良の対応をご提供する仕事がしたいと思っています。

■一般事務の転職における志望動機を作り方:まとめ

今回の一般事務の転職向け志望動機の書き方についてはいかがでしたか?

一般事務は非常に人気の職種です。ライバルと差をつけるポイントについて以下にまとめてみました。

①なぜ一般事務職を選んだのか
②なぜ応募企業でなくてはならないのか
③あなたのスキルはどのように活かせるのか
④一般事務で活用できる資格は存分にアピールする
⑤求められている人物像を経験と合わせて作り上げる
⑥志望動機はポジティブ!

一般事務の正社員は派遣社員やパートではありません。求められてくるスキルも高くなってきていますので、企業側があなたを雇うことのメリットを存分にアピールしましょう!

■一般事務の転職に有利な転職エージェント:年代別におすすめを紹介

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【こんな人におすすめ!】

・一般事務のスキルには自信があるが、応募書類、面接の対策は苦手。

・一般事務職のスキルには自信があるが、職歴が不安。

・未経験だけど一般事務に応用できるスキルはある。

・キャリアチェンジで一般事務に就きたい。

・20代で一般事務にチェレンジしたい。

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