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48_事務職_未経験_求められるスキル

こんにちは!転職アドバイザーの南野弘明です。

 

未経験からでも転職がしやすい「事務職」

 

特に女性からは非常に人気の職種です。女性からの人気の理由として、大きく分けると2つの理由があります。それが以下2点。

 

・女性の社会進出
・プライベートと仕事を両立させたい

 

上記の理由からも事務職への転職を考えている方が非常に多いのが実態です。

 

実際に事務職は「ワークライフバランスが非常に取りやすい」ので、女性にとって大きなメリットだと思います。

 

しかし、実際に働くと、

 

・予想以上に残業が多かった
・育児との両立が難しかった
・未経験なのに求められるスキルが多かった

 

など、イメージとのギャップが多いのも事実です。転職後に後悔しない為にも、事務職についてしっかりと理解した上で転職活動を行いましょう!

 

今回は事務職に求められるスキルと経験および、未経験者に求められる資質なども合わせてご紹介します!

 

南野弘明てどんな人?

某グローバルベンチャー企業で面接官として数多くの方々を面接。そこで開発した『転職ノウハウ』を基に、超ホワイト企業へ転職。年収400万円アップ!
『今すぐ使える転職ノウハウ』をモットーに、転職アドバイザーとして活動中!

 

●こんな方におすすめの記事●

①事務職に転職したいけど不安
②事務職に求められるスキルと経験を知りたい
③事務職の効率的な転職方法を知りたい

事務職の転職でみんなが気になるポイント

事務職の正社員に転職する中で、多くの女性の方が不安に思ったり、気になっていることというのはどんなところにあるのでしょうか。

 

Twitterで多くのご相談を受ける中、大きく分けて4つのポイントがあることが分かりました。下記を見てください。

 

事務職の転職の悩みや気になるポイント
・事務職の仕事内容
・事務職の転職市場動向
・事務職の持つイメージとのギャップはないか
・どんなスキルや経験が求められるのか

 

という内容について非常に多くの方が気になっているようです。

 

今回の記事は、多くの方が悩んている内容について解説していきますので是非参考にしてください!特に事務職未経験者の女性の方で、気になる未経験に求められるスキルなども解説します。

事務職の仕事て簡単に言うと何?

事務職の仕事内容は大きく分けると4つと言われています。

 

事務職の主な仕事内容4つ
①書類作成とデータ入力
②書類の整理
③社内外の対応
④各業務の補助

 

です。事務職という職種名からも分かるように業務を事務的に補助するということです。つまり、上記の内容が求められるスキルと経験ということになるので、女性の事務職志望の方は、上記にあてはめながら次の具体的な解説を読んでみてくださいね!

書類作成とデータ入力

代表的な書類作成については、以下のようなものがあげられます。

 

〇取引時に活用される書類3点セット

⇒見積書、納品書、請求書の作成

〇社内向け文書

⇒連絡書、議事録等

 

事務職は上記をはじめ様々な書類作成を行います。作成する書類はその会社の業界や規模、業務内容によって異なりますが、イメージは上記2点だとご理解ください。合わせて、必要なデータを入力して資料を作成していきます。

 

データ入力(PCスキル)は、経験者よりも未経験の人の方がスキルが高いパターンも多く、経験者ではなく未経験者を採用することも近年非常に増えています

 

事務職未経験者の女性の方でも求められるスキルを理解していれば転職は不可能ではありません!

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書類の整理

この書類の整理は結構重要だったりします。営業職なら、外回りから帰ってきてすぐに顧客へ資料を提出したいのに「整理」をやっていると顧客へ迷惑をかけてしまいます。

 

しかし、事務職の方がいればとても助かるのがこの書類整理です。例えば以下のような内容です。

 

〇社内書類管理

⇒分類して整理する業務。

〇伝票処理・整理

⇒入出金、振替などの伝票処理。

〇郵便物の発送・受け取り

⇒郵便物の仕分け&各部署への受け渡し。

〇備品管理・発注

⇒消耗品の管理、発注や文房具の在庫管理。

 

こういった細かい仕事をやっていただける事務職の方にはいつも頭が上がりません笑。本当に優秀な事務職さんは、上記の内容を素早くこなすので「神」と感じることもあります。

 

これは実際に事務職 経験者の女性の方が、未経験者より勝るポイントだと思います。

 

経験者の女性の方であればしっかりアピールしましょう。未経験者の女性の方なら「整頓力」をアピールするといいでしょう。

 

求められるスキルとまではいきませんが、きっちりした人は好まれます。

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社内外の対応

例えば以下のような内容だと理解しやすいですね。

 

〇電話・メール対応

会社にかかってきた電話や、ホームページ経由の問い合わせメール等の対応を行ったり、担当者に取り次ぐ業務です。

〇来客対応

来客があった際に、取り次ぎを行います。待合や会議室に案内し、お茶出し等を行う場合もあります。

 

このスキルは経験者、未経験で大差はありません。

 

むしろ未経験の方の方が「接客業」経験がある人は強いかもしれません。面接で積極的にアピールしましょう。求められるスキルとマッチしていれば強いですね。

各業務の補助

会社によっては、事務職と兼任で経理や総務、人事の仕事を担ったり、営業職スタッフの支援業務(営業事務)として従事する場合もあります。

 

事務職の方は要するに、縁の下の力持ちといった仕事が多いのが特徴です。

 

目立たないけどいてもらわないと困ると思わせることができれば、あなたの事務職スキルは高いということです!

 

つまり、求められるスキルとマッチしています!

事務職志望の女性に求められるスキル

決して簡単ではない事務職の仕事ですが、経験者、未経験の事務職問わず求められるスキルはどんな内容があるか見ていきましょう。

1コミュニケーション能力は必須!

意外に思われるかもしれませんが、採用されるために必要な力として筆頭に挙がるのが、実は、コミュニケーション能力です。

 

多くの会社員にとって、所属部署の仕事を覚えるのは当然ですが、事務職の場合、あらゆる部署から頼られる存在でなくてはなりません。

 

自分が所属している部署のことさえ知っていればいいというわけにはいきません。不明点や疑問点は自分から質問し、仕事を円滑に進めるコミュケーション能力が非常に重要になるのです。求められるスキルとしては非常に重要と言えます。

人間関係の構築が上手い

あらゆる部署から頼られる存在の為、苦手なタイプの人と話をせざる得ない場面がとても多いです。

 

どんなタイプの人でも人間関係を構築できる人でないと務まらない職種です。

 

精神的にもタフであることは言うまでもありません。求められるスキルとうよりも、その人の人柄と言えるでしょう。

最低限のPCスキルは欲しい

一般的な事務職に求められるPCスキルは決して高くありません。

 

しかし、より高い給与を目指すなら「PCスキルは必須」と考えてください。これからの時代、事務職の仕事でも 作業効率を求められます。

 

PCを使いこなせる事務職は給与が高く設定されていることが多い為、求人には応募が殺到します。企業側としては、たくさんの応募者の中から採用候補者を選ぶわけですから、少しでもスキルが高い人を採りたいと考えるのが自然です。

 

・PCはどうも苦手
・エクセルはあまり使ったことがない
・パワーポイントで資料は作ったことが無い

 

といったウイークポイントが、かなり大きな失点になる可能性があります。

 

事務職を目指すならPCスキルは必須と考えておきましょう。

 

どの求人にも大抵求められるスキルとして記載されています。

経理に関する知識は武器になる

さまざまな種類の仕事を少人数でこなさなくてはならないケースが多いのが中小企業の事務職の実情です。

 

総務、人事、経理を兼ねているようなこともめずらしくありません。

 

事務職に応募する人や経験者であれば、日商簿記2級以上を持っている人はかなり多いと思ってください。その為、仕訳を理解しており、日常のちょっとした小口のやりとりについても勘定科目をすぐに判断できる人は重宝されます。

 

経理経験は求められるスキルとまではいいませんが、あるとアピールポイントになります。

法令に関する知識も武器になる

また、事務職には法令の知識も求められます。

 

近年は個人情報や知的財産権といったコンプライアンスが企業に厳しく求められているため、「知らなかった」では済まされないことが多いです。

 

法令が改正されたり、新しい法令が施行されたりしますので、常に最新の情報にアンテナを張り、知識を得ていく必要があります。コンプライアンス知識は、求められるスキルに+αの部分でアピールになります。

事務職の転職市場価値は?

女性に人気が高い事務職への転職 。事務職の転職事情は現在どうなっているのか見ていきましょう。

 

まず知っていいただきたいのは、事務職の求人は年々減っています

 

理由としては、派遣やアウトソーシングを使う会社が増えており、さらに、事務作業の自動化などで、今後仕事の内容が変化していく可能性が高い為です。

 

実際に事務職の倍率はどうかというと、東京都内の求人であれば1人の採用枠に平均して20~100人の応募者が集まるそうです。では、その原因は何かというと、記事冒頭で説明した二つの要因です。

 

・女性の社会進出
・プライベートと仕事を両立させたい

 

事務職は他の職種に比べると圧倒的に女性の働きやすい職種No,1と言えます。

 

・残業が少なく、定時で帰れる
・業務量、作業範囲がある程度明確になっている
・特別高いスキルや経験を必要としない

 

その為、事務職を希望される方が非常に多いのが特徴です。しかし人気が高い一方で、派遣やアウトソーシングで賄うことが可能ですから、正社員求人の価値が高騰してしまう理由には納得がいきます。

事務職の将来性は?

更には、近年のテクノロジーの向上に伴い、今後多くのルーティンワークは自動化されていくことが見込まれます。

 

そうすると、事務職の正社員求人はさらに減る ことは間違いありません。また事務職自体も仕事内容がより専門的になる等の変化が生じるでしょう。

 

とはいえ、すぐに事務職の求人がなくなることはまずありません!

 

事務職という役割は会社・組織においてなくてはならない職種ですから、簡単にはなくならないでしょう。

事務職の将来性はこちらの記事を↓

良い求人に応募するには?

どんな仕事でも転職は大変だと思いますが、不景気の今だからこそ好条件の求人に応募して、長期的に仕事ができる環境へのステップアップは、将来を考えても重要なことです。

 

つまり、ライバルに差をつけるためには、しっかりと事務職への転職対策を練ることが大事

 

ということです。

 

そんな対策を求職者と一緒にキャリアプランを考えてくれるありがたい存在が転職エージェントです。

 

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まとめ

事務職というのは決して簡単な仕事ではなく、事務職に転職するためにも転職した後も常に勉強を続けていくことが求められる仕事です。

 

新しいことを学んだり、正確な知識を身につけたりすることを「面倒くさい」「難しいからやりたくない」と思うようでは、向いているとは言いがたいです。

 

・アパレルの仕事は辛いから事務職に転職しよう
・営業の仕事はノルマがきついから事務職に転職しよう
・接客はストレスが多いから事務職に転職しよう

 

正直そういった気持ちを持っている人は事務職に転職することは難しいでしょう。

 

異業種からの事務職の転職に自信がない場合、一度派遣社員などで事務職を経験し、自分に向いているかどうかを確認するのも有効な手段です。

 

未経験者の多くは派遣スタートといった話も多いので、一度派遣会社に登録してみるといいかもしれません。それではまた!

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