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一般事務に転職する際の志望動機の書き方のポイントと例文

一般事務に転職する際の志望動機の書き方のポイントと例文

一般事務に転職する際の志望動機の書き方のポイントと例文


こんにちは!転職アドバイザーの南野弘明です。

 

転職市場大人気の「事務職」

 

そんな大人気職種である事務職のため、1人の募集に50人くらいの応募後あるのはざらです。特に、不採用になってしまう方々を見ると「書類選考を通過できない」という傾向にあります。

 

では、なぜ書類選考を通過できないのか。答えは簡単。

 

なぜその企業を選んだかを明確に答えられないことが原因です。

 

事務職というのはどんな企業でもある職種の為、「この企業に●●という理由で御社を選んだ」と明確に答えるのが非常に難しいです。

 

その為か、在り来たりの「志望動機」になってしまい、さらにその志望動機を他社でも使いまわしているのが採用担当者わかるような志望動機の為「熱意」が伝わらないことが落ちる要因の一つです。

 

そうならないための対策として一番大事なのが、

 

しっかりとキャリアの棚卸と企業研究を行い、入社意欲を明確にした志望動機を作り上げることが非常に大切です。

 

今回の記事は、事務職の転職における「強力な志望動機の作成方法」について徹底解説いたしますので是非参考にしていただければ幸いです。

 

●こんな方におすすめの記事●

・事務職のキャリアについての棚卸が苦手
・事務職の志望動機が書けない
・志望動機のアピールが書けない

事務職としてのキャリアの棚卸をして志望動機を考える

事務職としての転職活動をする上でまずやっていただきたいのが「キャリアの棚卸」です。

 

事務職のご経験者ならよくわかると思いますが、仕事の幅が広いのが特徴です。それ故に、事務職の経験云々よりも、事務職としての適性があるかないかが転職のカギとなります。前職が飲食業であっても「接客の経験」を有しているので、電話受付の対応など丁重に行えたりしますよね?つまり、キャリアの棚卸で大事なのは、

 

・前職で得たスキルや考え方
・できることとできないことを分析
・上記2つが事務職にどのように関連するか

 

をキャリアの棚卸をして、明確にすることがとても大事です。この考え方は前職がアルバイトやパートの方でも同じです。

 

事務職の正社員を目指すなら、自分自身の今までの経験が事務職のどんな仕事に当てはまるかをまずは考えるようにしてください。

事務職に転職する為に有効なスキルはこれだ!志望動機必ず取り入れよう!

事務職に転職しようと思って転職サイトをはじめとする求人を確認すると「未経験可」の求人て結構ありませんか?なぜ多いかというと「特殊なスキルが必要な仕事が少ない」のが特徴だからです。

 

ということは、事務職になるうえで必要なスキルを持っていれば「未経験でも転職のチャンスはある」ということになります。では、事務職に求められるスキルってなにかというとズバリ下記の3つです。

 

第一位:PCスキル
第二位:経理能力
第三位:接客能力

 

この3つです。

 

特に大事なのが、PCスキル。事務職はデータ入力など日常業務なのでエクセル、ワード、パワーポイントの事務職3点セットは使いこなせることが大事。エクセルなら「グラフ化」ぐらいはできると最低限できるといえるレベルですね。

 

次は、経理能力。この経理能力は、事務職として経理担当としての採用じゃなくても理解していることがライバルに差をつけるコツです。一般事務職と入社しても経理職の一部を担う場合もあるので、経理知識があるだけでライバルに差をつけることができるのでおすすめのスキルです。

 

最後に、接客能力。これは、電話対応、お客が来社された場合の案内、お茶出しを含めての接客マナーはとても大事になります。ホテル業界、飲食、受付、テレアポなどの経験なんかは非常に役立つので有効なスキルです。

 

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事務職の転職で有利な資格!志望動機の中にアピール材料として取り入れよう。

事務職に関してだけ言えば「資格」は十分なアピールポイントになります。

 

多数の応募者の中から甲乙つけるために採用者側は、「応募者の抜け出た何か」を探ろうと思います。

 

その資格取得が志望動機に上手く混ぜっていると十分なアピールポイントになりますので、下記の4つの資格の内一つでも取得済みなら是非いれましょう。

①ワープロ検定

結構地味な資格ですがワープロ検定はおすすめです。

 

資料をまとめたり作成するスキルを客観的に示せるため、志望動機の中に資格の内容を混ぜ込むと高評価をもらえることが多いです。

秘書検定

大学の3年生くらいに文系の女子学生が就職に向けて取得することが多い資格です。秘書検定を持っていると「ビジネスマナー」を有していることの客観的な照明になるので志望動機に入れてみるといいでしょう。

 

秘書検定を持っているだけで応募企業側は、電話対応、来客対応、受付対応の事務職マナー3点セットの力量が評価できるので採用担当者への十分なアピールになります。

簿記検定

前述している通り、経理スキルは事務職において有効なスキルです。このスキルを客観的に証明できるのが「簿記検定」です。

 

ベストは「簿記検定2級」ですが、「簿記検定3級」でもアピールにはなりますね。単純な事務仕事をこなす事務職の垣根を飛び越えて、経理仕事もゆくゆくは任せられると思われるので将来性に対して十分なアピールポイントになります。

TOEICや英検

大手企業やグローバル企業への事務職を志望されるのであれば、TOEICのスコアや英検はとても大事なスキルです。更に言うと、実務レベルで英語の経験があるならとてもアドバンテージになるので有しているなら必ず志望動機にまぜてください。

 

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事務職に転職する際の志望動機に書くべき必須事項は2つ

事務職に転職する際の志望動機に書くべ必須事項は2つ。

 

①その企業を選んだ理由
②その職種を選んだ理由

 

多くの人が書いているのは①番。その企業を選んだ理由は比較的皆さんかけてます。しかし、②が書けている人は非常に少ないです。

 

事務職というのは「特殊なスキルを有しない仕事」の部類に入るので、「●●企業の事務職になぜ応募したか」という具体的内容が書きにくいのは分かります。だからこそ理由付けがしっかりできているか否かでライバルに差をつけやすいんです。絶対ダメな志望動機は、

 

・御社に貢献したい
・御社で成長したい

 

といったような内容は在り来たりすぎて説得力がまったくない動機です。だって、貢献や成長は応募企業じゃなくたってできますよね?多くの企業で募集している事務職なので、「貢献・成長は弊社じゃなくてもできるので他社に行ってください」と言われたら論破出来ますか?できないでしょう。

 

その反論を論破をするためにやるべきことは「企業研究」です。

 

企業研究で他社との差別化をすることで、応募企業の魅力を絡めて志望動機を作成できることがミソです。

事務職に転職するための志望動機は、求められる人物像とマッチさせて書く

事務職の転職で志望動機を作るときに求められている人材像に近いイメージを作ることはとても大事です。

 

企業が求める具体的な人物像は、以下に書かれているはずです。

 

・企業のHPの採用情報
・求人票
・新卒者向け就活サイト

 

それらから「企業が求める人物像」を把握し志望動機に絡めてると、とても効果的です。さらに、企業の求める人物像がどの媒体から入手したのかを具体的明記してください。

 

「貴社HPの採用情報の先輩社員のインタビューを拝見し、実力主義の評価制度を導入ていることに共感しました」と書くととてもインパクトのある志望動機になります。

事務職の転職で志望動機を書くときは、ポジティブを意識する

事務職の転職で志望動機を作る上で、消極的な表現は避けてポジティブな動機に言いかえることは転職の面接ではとても大事です。

 

そのためには職務経歴書の志望動機を書くときは「ポジティブを意識して書く」ことがコツです。

( NG例 )

前職の▼▼の業務では残業が多かったので、比較的安定した勤務時間の事務職を志望しました。

→事務職を楽そうだから志望したと捉えられる。

 

( OK例 )

前職の××業務を経験するうちに、事務職の仕事に非常に興味を持ち事務職への転職にチャレンジしました。

→事務職に関連する業務経験を事務職に活かそうという前向きな気持ちが伝わる

事務職の転職で志望動機を書くときに絶対に使ってはいけなNGワード

事務職は正直、特殊なスキルを求められない点からも「楽」というイメージの職種です。しかし、それを理由にしてしまうと「怠けたい」という印象を与えてしまいます。他にも、

 

・残業の少ないから
・休みが取りやすそうだから

 

事務職では「楽」を連想させるような言葉は絶対に避けましょう。そうなる転職市場では非常に不利に働きます。

事務職の転職で志望動機を作る:経験者向け最強志望動機例

事務職の転職における志望動機の例文を実際に見ていきましょう!

 

まずは、事務職経験者の転職志望動機です。ほぼ完ぺきな志望動機なので、以下を参考に志望動機を作るとよいでしょう

▼経験者の志望動機の例文

経験者)

前職は商社にて事務職に従事しておりました。

 

退職理由)

今回転職を考えたのは、好きな商品を実際に作っている製造メーカーに勤務したいという思いが強く転職にチャレンジする決意となりました。

 

志望動機)

その中でも「●●化粧品」を長年利用させていただいる御社を知り応募させていただきました。

 

自身の経験・スキル)

前職で一般事務を担当していたときに、ワード、エクセル、パワーポイントなどは支障なく使えるレベルまで達し、エクセルであれば簡単なマクロなどは作れるレベルです。

 

自身の人柄)

データ入力や資料作成はかならず納期までに仕上げる自信があります。またほかの社員の方々と円滑に交流するために、明るく和やかな雰囲気づくりにも力をいれています。

 

応募企業への熱意)

貴社に採用されましたら、目の前の仕事だけに満足せず、積極的にいろいろなことにチャレンジをしたいと考えています。どうぞよろしくお願いいたします。

▼志望動機を書くときのポイント

この志望動機はほぼ間違いなく完璧です。とても参考になる書き方なので覚えてください。

 

STEP1:経験or未経験かを分かるように書く

STEP2:退職理由と志望動機の一貫性を持たせる

STEP3:自身の経験値を書く

STEP4:自身の人柄を書く

STEP5:応募企業の熱意を書く

事務職の転職における志望動機:未経験者向けの最強志望動機例文

事務職とはまったく違う仕事をしていた人でも、この職種に応募することはできるのが特徴です。そのためには、事務職の仕事に直結するスキルをアピールするのがポイントです。

▼未経験者の志望動機の例文

未経験者)

前職では商社の商品管理部門に従事しておりました。

 

退職理由)

在庫管理業務をするうち、データ処理業務をする事務職に強い関心を持つようになりました。

 

志望動機)

その中で貴社の「事務職の垣根を越えて」という紹介文を読ませていただき前職の経験が活かせる考え応募させていただきました。

 

自身の経験・スキル)

基本的なパソコンスキルは前職で身につけております。業務の標準化を得意としており、在庫削減活動などを通じて約5%の削減に成功いたしました。

 

自身の人柄)

いまではスキルアップを目指して、上級者向けのパソコン講座を受講しています。販売活動を通じて、多くの顧客様と交渉するビジネススキルも習得しました。

 

応募企業への熱意)

事務職経験はありませんが、これらの経験は事務職に役立つと考えております。是非貴社の社業に貢献したいと考えておりますのでよろしくお願いします。

事務職の転職における志望動機を作り方:まとめ

今回の一般事務の転職向け志望動機の書き方についてはいかがでしたか?

 

一般事務は非常に人気の職種です。ライバルと差をつけるポイントについて以下にまとめてみました。

 

①なぜ事務職を選んだのか
②なぜ応募企業でなくてはならないのか
③あなたのスキルはどのように活かせるのか
④一般事務で活用できる資格はあるか
⑤求められている人物像を経験とマッチしているか
⑥志望動機はポジティブに書かれているか

 

一般事務の正社員は派遣社員やパートではありません。求められてくるスキルも高くなってきていますので、企業側があなたを雇うことのメリットを存分にアピールしましょう!

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・20代で一般事務にチェレンジしたい。

 

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