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事務職に転職!事務職の仕事と未経験/経験者に必要なスキルは?

今日のポイント!!事務職に転職って難しいの?仕事内容を理解し、未経験、経験者に求められるスキルを知ることで転職を成功させよう!

 

こんにちは!転職アドバイザーの南野弘明です。

 

未経験からでも転職がしやすい「事務職」

 

特に女性からは非常に人気の職種です。女性からの人気の理由として、大きく分けると2つの理由があります。それが以下2点。

 

・女性の社会進出
・プライベートと仕事を両立させたい

 

上記の理由からも事務職への転職を考えている方が非常に多いのが実態です。

 

実際に事務職は「ワークライフバランスが非常に取りやすい」ので、女性にとって大きなメリットだと思います。

 

しかし、実際に働くと、

 

・予想以上に残業が多かった
・育児との両立が難しかった
・未経験なのに求められるスキルが多かった

 

など、イメージとのギャップが多いのも事実です。転職後に後悔しない為にも、事務職についてしっかりと理解した上で転職活動を行いましょう!今回は事務職に求められるスキル(未経験、経験者問わず)、職種の転職市場動向もご紹介いたします。

事務職への転職でみんなが気になるポイントは?

事務職の正社員に転職する中で、多くの方が不安に思ったり、気になっていることというのはどんなところにあるのでしょうか。

 

Twitterで多くのご相談を受ける中、大きく分けて4つのポイントがあることが分かりました。下記を見てください。

事務職の転職の悩みや気になるポイント
・事務職の仕事内容
・事務職の転職市場動向
・事務職の持つイメージとのギャップはないか
・どんなスキルが求められるのか

という内容について非常に多くの方が気になっているようです。

 

今回の記事は、多くの方が悩んている内容について解説していきますので是非参考にしてください!

事務職の仕事内容って簡単にいうと何?

事務職の仕事は大きく分けると4つと言われています。

 

①書類作成とデータ入力
②書類の整理
③社内外の対応
④各業務の補助

 

です。事務職という職種名からも分かるように業務を事務的に補助するということです。そこをまず理解した上で細かい業務内容を見ていきましょう。

書類作成とデータ入力

代表的な書類として、

〇取引時に活用される書類3点セット

⇒見積書、納品書、請求書の作成

〇社内向け文書

⇒連絡書、議事録等

 

事務職は上記をはじめ様々な書類作成を行います。作成する書類はその会社の業界や規模、業務内容によって異なりますがイメージは上記2点だとご理解ください。合わせて、必要なデータを入力して資料を作成していきます。

 

データ入力(PCスキル)は経験者よりも未経験の人の方がスキルが高いパターンも多く、経験者ではなく未経験者を採用するパターンも近年非常に増えています。

書類の整理

この書類の整理は結構重要だったりします。営業職なら、外回りから帰ってきてすぐに顧客へ資料を提出したいのに「整理」をやっていると顧客へ迷惑をかけてしまいます。しかし、事務職の方がいればとても助かるのがこの書類整理です。例えば以下のような内容です。

 

〇社内書類管理

⇒分類して整理する業務。

〇伝票処理・整理

⇒入出金、振替などの伝票処理。

〇郵便物の発送・受け取り

⇒郵便物の仕分け&各部署への受け渡し。

〇備品管理・発注

⇒消耗品の管理、発注や文房具の在庫管理。

 

こういった細かい仕事をやっていただける事務職の方にはいつも頭が上がりません笑。本当に優秀な事務職さんは上記の内容を素早くこなすので「神」と感じることもあります。

 

これは実際に事務職を経験した経験者の方が未経験者より勝るポイントだと思います。経験者であればしっかりアピールしましょう。未経験者なら「整頓力」をアピールするといいでしょう。

社内外の対応

例えば以下のような内容だと理解しやすいですね。

 

〇電話・メール対応

会社かかってきた電話や、ホームページ経由の問い合わせメール等の対応を行ったり、担当者に取り次ぐ業務です。

〇来客対応

来客があった際に、取り次ぎを行います。待合や会議室に案内し、お茶出し等を行う場合もあります。

 

このスキルは経験者、未経験で大差はありません。むしろ未経験の方の方が「接客業」経験がある人は強いかもしれません。面接で積極的にアピールしましょう。

各業務の補助

会社によっては、事務職と兼任で経理や総務、人事の仕事を担ったり、営業職スタッフの支援業務(営業事務)として従事する場合もあります。

 

事務職の方は要するに、縁の下の力持ちといった仕事が多いのが特徴です。目立たないけどいてもらわないと困ると思わせることができればあなたの事務職スキルは高いということです!

事務職の転職市場動向はどんな感じ?

女性に人気が高い「事務職への転職」。事務職の転職事情は現在どうなっているのか見ていきましょう。まず知っていいただきたいのは、

 

事務所の求人倍率は年々高騰している

 

という事実です。つまり、事務職の正社員求人は年々減っています。理由としては、派遣やアウトソーシングを使う会社が増えており、さらに、事務作業の自動化などで、今後仕事の内容が変化していく可能性が高い為です。

 

実際に事務職の倍率はどうかというと、東京都内の求人であれば1人の採用枠に平均して20~100人の応募者が集まるそうです。では、その原因は何かというと、記事冒頭で説明した二つの要因です。

 

・女性の社会進出
・プライベートと仕事を両立させたい

 

です。事務職は他の職種に比べると「残業が少なく、定時で帰れる」「業務量・作業範囲がある程度明確になっている」為、事務職を希望される方が非常に多いのが特徴です。人気が高い一方、派遣やアウトソーシングで賄うわけですから正社員求人の価値が高騰してしまう理由には納得がいきます。

事務職の将来性は?

更には、近年のテクノロジーの向上に伴い、今後多くのルーティンワークは自動化されていくことが見込まれます。そうすると、事務職の正社員求人はさらに減ることは間違いありません。

 

また事務職自体も仕事内容がより専門的になる等の変化が生じるでしょう。とはいえ、

 

事務職の求人情報がなくなることはまずありません!

 

事務職という役割は会社・組織でなくてはならないものですから簡単にはなくならないでしょう。

事務職の将来性はこちらの記事を↓

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「事務職の転職は思った以上に大変」なんです。

 

どんな仕事でも転職は大変だと思いますが、この好景気に好条件の求人に応募して長期的に仕事ができる環境へのステップアップは将来性を考えても重要なことです。つまり、

 

ライバルに差をつけるためにはしっかりと事務職への転職対策を練ることが大事

 

ということです。そんな対策を求職者と一緒にキャリアプランを考えてくれて、求人の紹介から、応募書類対策、面接対策、雇用条件の交渉まで完全無料でるービスを提供してくれるのが、

 

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です。転職のプロ集団が、あなたの転職を徹底サポートしてくれるので、この機会に是非登録、面談を受けてみてはいかがでしょうか?

 

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事務職の仕事内容の良いイメージを持ちすぎないことが大事!

皆さんは事務職=楽+安定だと思っていませんか?確かに未経験や異業種から事務職への転職は他職種に比べてかなりハードルは低いです。

 

これから転職を考えている人で「楽」なイメージを抱きすぎている人がいるならそのイメージはやめましょう!まず、多くな方抱きがちなイメージが下記です。

皆が持つ事務職のイメージ!
・事務職は仕事内容が簡単そう
・事務職なら安定して長く働けそう
・事務職なら育児と両立しやすそう

 

残念ながら近年の事務職は大きく変化しています。その大きな原因は、

 

IT業界の事務職

 

が中心だからです。現在募集している企業の多くは、IT・WEB系の中小・ベンチャー企業の割合が非常に高いです。そして、それら企業では「指示内容をコツコツとこなす事務職」よりも、以下の2つができる事務職が必要とされいます。

 

①常に改善案を考え、提案できる事務職

②周囲とのコミュニケーションをしっかりとれる

③チームのパフォーマンスを向上していける事務職

 

といったきびきびビジネスマンの事務職が求められています。これだけ活発な事務職ですから「楽な事務職」ではありませんよね?特に、事務職希望者の方に注意していただきたいのが、

 

「育児と両立が大事」

 

と考え事務職を選ばれるた方です。たとえば事務職勤務の女性の方が産休・育休を経て、復帰後にまた同じ業務に携われるかというと、そうならないケース(まったく違う部署への異動を申し伝われるケース等)は多いです。それが顕著に現れているのがIT業界の事務職です。

 

IT業界のみならず最近でも「事務職だから復帰しやすい」というイメージから事務職になって、産休、育休明けに復帰したら「自分の居場所がない・・・」といったトラブルをよく聞きます。

 

事務職=楽+安定

 

のイメージは捨て、常に向上心を持って働くことが求められていることをしっかり認識しましょう!



事務職に求められるスキルて何?未経験・経験者共通!

事務職の仕事内容は企業規模や間接部門の社員数によって大きく異なることを覚えておきましょう。

 

次に、企業規模ごとに求められるスキルを説明していきます。この内容は、未経験、経験者どちらも共通ですのでお間違え無いように!

大企業の事務職に求められること!

大企業であれば、総務・人事・経理・財務といった役割ごとに部署が分かれており、それぞれ事務職のスペシャリストが在籍しているケースが多くなります。つまり、

 

それだけ高度な知識やスキルが必要

 

になるわけです。一般的に求められるPCスキルとしては「上級者」です。具体的なレベルで言うと、

 

・大量の数値データをエクセルで管理
・マクロを組んで作業を効率化

 

までできるレベルです。経験者、未経験者問わず「PCスキル」が無いと大企業の事務職に転職することは不可能に近いと思ってください。しかも、大企業への転職を希望される際は、ハローワークなどではほぼ求人が出ないので人材紹介会社を利用しましょう。

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中小企業の事務職に求められること!

反対に中小規模の会社の場合、管理部門の仕事はごく少人数に委ねられていることもめずらしくありません。社内のあらゆる業務の内容を熟知し、取引先の窓口として機能しなくてはならないという特徴があります。つまり、

 

多岐にわたる業務をこなせるゼネラリスト

 

であることが求められます。一方でPCスキルに関してはさほど必要ないケースが殆どです。企業独自に顧客管理や売上管理のためのソフトのやり方さえ覚えれば誰でもできる仕事です。

 

中小をはじめ、大企業でも求められる経験者、未経験問わず求められることを次に説明していきます。

事務職全般に必要な5つのスキル経験者・未経験共通

決して簡単ではない事務職の仕事ですが、経験者、未経験の事務職問わず求められるスキルはどんな内容があるか見ていきましょう。

1コミュニケーション能力は必須!

意外に思われるかもしれませんが、採用されるために必要な力として筆頭に挙がるのが、実は、

 

コミュニケーション能力

 

です。多くの会社員にとって所属部署の仕事を覚えるのは当然ですが事務職の場合、あらゆる部署から頼られる存在でなくてはなりません。

 

自分が所属している部署のことさえ知っていればいいというわけにはいきません。不明点や疑問点は自分から質問し、仕事を円滑に進めるコミュケーション能力が非常に重要になるのです。

人間関係の構築が上手い

あらゆる部署から頼られる存在の為、苦手なタイプの人と話をせざる得ない場面がとても多いです。

 

どんなタイプの人でも人間関係を構築できる人でないと務まらない職種です。精神的にもタフであることは言うまでもありません。

最低限のPCスキルは欲しい

一般的な事務職に求められるPCスキルは決して高くありません。

 

しかし、より高い給与を目指すなら「PCスキルは必須」と考えてください。これからの時代事務職の仕事でも「作業効率」を求められます。

 

PCを使いこなせる事務職は給与が高く設定されていることが多い為、求人には応募が殺到します。企業側としては、たくさんの応募者の中から採用候補者を選ぶわけですから、

 

少しでもスキルが高い人を採りたい

 

と考えるのが自然です。「PCはどうも苦手」「エクセルはあまり使ったことがない」といったウイークポイントが、かなり大きな失点になる可能性があります。「事務職を目指すならPCスキルは必須」と考えておきましょう。

経理に関する知識は武器になる

よほどの大企業でもない限り、さまざまな種類の仕事を少人数でこなさなくてはならないケースが多いのが中小企業の事務職の実情です。

 

総務、人事、経理を兼ねているようなこともめずらしくありません。経理に関しては、事務職に応募する人や経験者であれば、日商簿記2級以上を持っている人はかなり多いと思ってください。

 

仕訳を理解しており、日常のちょっとした小口のやりとりについても勘定科目をすぐに判断できる人は重宝されます。

法令に関する知識も武器になる

また、事務職には法令の知識も求められます。

 

近年は個人情報や知的財産権といったコンプライアンスが企業に厳しく求められているため、「知らなかった」では済まされないことが多いです。

 

法令が改正されたり、新しい法令が施行されたりしますので、常に最新の情報にアンテナを張り、知識を得ていく必要があります。

事務職に転職!事務職の仕事と経験者・未経験に求められるスキルまとめ

事務職というのは決して簡単な仕事ではなく、事務職に転職するためにも、また、転職した後も常に勉強を続けていくことが求められる仕事です。

 

新しいことを学んだり、正確な知識を身につけたりすることを「面倒くさい」「難しいからやりたくない」と思うようでは、向いているとは言いがたいです。

 

それはどんな職種についても同じことです。

 

・アパレルの仕事は辛いから事務職に転職しよう
・営業の仕事はノルマがきついから事務職に転職しよう
・接客はストレスが多いから事務職に転職しよう

 

正直そういった気持ちを持っている人は事務職に転職することは難しいでしょう。

 

異業種からの事務職の転職に自信がない場合、一度派遣社員などで事務職を経験し、自分に向いているかどうかを確認するのも有効な手段です。未経験者の多くは派遣スタートといった話も多いので、一度派遣会社に登録してみるといいかもしれません。

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