今日のポイント!!事務職に転職って難しいの?イメージと違うの?実態を知って転職後に後悔しないようにしよう!

事務職に転職するたものノウハウ教えます!

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こんにちは!南野弘明です。

未経験者からでも転職がしやすい「事務職」。特に女性からは非常に人気の職種です。女性からの人気の理由として、

・女性の社会進出
・プライベートと仕事を両立させたい

という気持ちから、事務職への転職を考えている方が非常に多いのが実態です。実際に「事務職」はワークライフバランスが非常に取りやすいというのは女性にとって大きなメリットだと思います。

しかし、実際に働くと、

・予想以上に残業が多かった
・育児との両立が難しかった
・未経験なのに求められるスキルが多かった

など、イメージとのギャップが多いのも事実です。転職後に後悔しない為にも、事務職についてしっかりと理解した上で転職活動を行いましょう!今回は事務職に求められるスキルと合わせて職種の動向も併せてご紹介いたします。

目次

事務職への転職でみんなが気になるポイントは?

これから事務職の正社員にステップアップするためのみんなが気になるポイントはどんなところがあるのでしょうか。

事務職の転職において皆が気になるポイント
・事務職の仕事内容
・事務職の転職市場動向
・事務職の持つイメージとのギャップはないか
・どんなスキルが求められるのか

という所は多くの方が気になるポイントだと思います。

事務職の転職でやってはいけないことは?

事務職の転職においてイメージだけで転職することは絶対にやめましょう!転職に失敗した人のほとんどが、以下のようなイメージとのギャップです。

・予想以上に残業が多かった
・育児との両立が難しかった
・未経験なのに求められるスキルが多かった

など、入社してからのギャップが大きく長く働けない等、転職の目的を達成できないことが非常に多いです。では、どうすればいいのか。下記を見ていきましょう。

事務職に転職する前にやるべきことは?

それは、事務職の転職前にやるべきことをやることです。

事務職の転職前に絶対やるべきこと
・事務職について知ること
・事務職のイメージを捨てる
・求められるスキルを知る

が重要です。それでは事務職への転職についての「ノウハウ」を詳しく説明していきます

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事務職の基本的なお仕事

まずは、事務職の基本的な仕事内容を見ていきましょう。

様々な書類作成

代表的な書類として、

〇取引時に活用される書類3点セット(見積書、納品書、請求書)作成
〇社内向け文書(連絡書、議事録等)

様々な書類作成を行います。作成する書類はその会社の業界や規模、業務内容によって異なります。

書類のファイリング・整理・データ入力

〇社内書類管理

分類(ファイリング)して整理する業務です。

〇データ入力業務

売上管理、勤怠管理等の日々発生する業務です

〇伝票処理・整理

入金や出金、振替などの伝票処理と整理をする業務です。

〇郵便物の発送・受け取り

郵便物を発送したり、届いた郵便物を受け取り、各部署に届ける業務です。

〇備品管理・発注

消耗品の管理、発注や文房具の在庫管理、その他社員の使用する業務ツール(PCやカードキー等)の備品を管理、または発注等を行う業務です。

社内、社外対応

〇電話・メール対応

会社かかってきた電話や、ホームページ経由の問い合わせメール等の対応を行ったり、担当者に取り次ぐ業務です。

〇来客対応

来客があった際に、取り次ぎを行います。待合や会議室に案内し、お茶出し等を行う場合もあります。

その他

会社によっては、事務職と兼任で経理や総務、人事の仕事を担ったり、営業職スタッフの支援業務(営業事務)として従事する場合もあります。

事務職の転職事情について

女性に人気が高い「事務職への転職」。事務職の転職事情は現在どうなっているのか見ていきましょう。
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事務職求人の倍率は高騰状況にある

実は事務職の正社員求人は年々減っています。理由としては、

・派遣
・アウトソーシング

を使う会社が増えており、さらに、事務作業の自動化などで、今後仕事の内容が変化していく可能性が高い為です。

実際に事務職の倍率はどうかというと、東京都内の求人であれば1人の採用枠に

平均して200~300人の応募者が集まる

そうです。

ワークライフバランスがとりやすいイメージが高騰の要因

女性の働き方として、

ワークライフバランスが取れている職種

というイメージから事務所の求人はとても人気が高いことが分かります。事務職は他の職種に比べ

・残業が少なく、定時で帰れる
・業務量・作業範囲がある程度明確になっている

為、事務職を希望される方が非常に多いのが特徴です。

事務職の求人は減っている

また、そのように人気職種である事務職ですが、会社側で事務職の採用を積極的に行っているかというと、残念ながらその逆で、正社員事務職の求人は減ってきています。その理由は、

事務業務に対して派遣やアウトソーシングを使う会社が増えてきており、結果的に正社員で事務職を採用しようとなるケースが減少

しているのです。

事務職の仕事は自動化される

更には、近年のテクノロジーの向上に伴い、今後多くのルーティンワークは自動化されていくことが見込まれます。そうすると、

正社員の求人は更に減る

ことが見込まれ、また事務職自体も仕事内容がより専門的になる等の変化が生じるでしょう。とはいえ、

事務職の求人情報がなくなることはまずありません!

事務職という役割は会社・組織でなくてはならないものですから簡単にはなくならないでしょう。
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事務職は、キャリアアップが描きやすい

また、事務職は「キャリアアップ」にも最適です。例えば、

・フリーターから事務職の正社員
・派遣から事務職への正社員
・未経験から事務職の正社員

というステップが踏みやすいのが特徴です。

事務職は楽+安定というイメージはやめよう!

皆さんは事務職=楽+安定だと思っていませんか?

確かに未経験や異業種から事務職への転職は他職種に比べてかなりハードルは低いです。これから転職を考えている人でももしかしたら事務職のより具体的な仕事内容をあまり知らない人もいるかもしれません。特に、下記のようなイメージだけで転職を考えている人は要注意です。

みんなが持つ事務職のイメージ

皆が持つ事務職のイメージ!
・事務職は仕事内容が簡単そう
・事務職なら安定して長く働けそう
・事務職なら育児と両立しやすそう

現在募集している企業の多くは、

IT・WEB系の中小・ベンチャー企業

の割合が非常に高いです。そして、それら企業では「指示内容をコツコツとこなす事務職」よりも、

★常に改善案を考え、提案できる事務職
★周囲とのコミュニケーションを円滑にとり、チームのパフォーマンスを向上していける事務職

を求める傾向にあります。つまり、上記に挙げた3つのイメージが当てはまらないケースが多い、ということですね。

育児との両立しない可能性もある

更に、女性の方は「育児と両立しやすそうだから」と事務職を選ばれる際には注意が必要です。たとえば事務職勤務の女性の方が産休・育休を経て、復帰後にまた同じ業務に携われるかというと、そうならないケース(まったく違う部署への異動を申し伝われるケース等)は多いのです。

「事務職だから復帰しやすい」ということはなく、他の職種同様復帰後も同じ業務・ポジションで働くためにはきちんと実績を積んで、周囲の信頼を勝ち得ておく必要があるのです。

イメージとのギャップは面接で確認しよう!

これら認識のギャップがないかは、企業との転職面談の際にも必ず確認されます。事務職の転職活動が、

難しい…諦めるしかない…

から、

手ごたえを感じた!!

と変えていけるように、「安定・楽」という固定観念を取り除いておくと良いでしょう。

事務職の仕事内容は、その業界・組織・環境により異なる

事務職の仕事内容は企業規模や間接部門の社員数によって大きく異なります。

大企業の事務職

大企業であれば、総務・人事・経理・財務といった役割ごとに部署が分かれており、それぞれの分野のスペシャリストが在籍しているケースが多くなります。つまり、

それだけ高度な知識やスキルが必要

になるわけです。

小規模の事務職

反対に小規模の会社の場合、管理部門の仕事はごく少人数に委ねられていることもめずらしくありません。社内のあらゆる業務の内容を熟知し、取引先の窓口として機能しなくてはならないのです。つまり、

多岐にわたる業務をこなせるゼネラリスト

が求められます。


事務職の転職の注意点

事務職への転職を考えた際に最も注意したいのが、

同じ事務職でも仕事内容によっては恒常的に残業が発生する場合がある

ということです。事務は残業時間が少ないところが多いですが、金融事務や営業事務は事務職の中では残業が発生する可能性が高くなります。

実際に事務職に転職した人の体験談

事務職に転職した方に伺ったところ「業務量が多く大変」「実際の業務が難しかった」と言った、転職前とのギャップを感じた体験談も寄せられました。生の声を知ることで、転職後のイメージをつかむ手助けになるかもしれません。

事務職では、どんな知識やスキルが必要?

決して簡単ではない事務職の仕事ですが、具体的にどのようなスキルが求められるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

コミュニケーション能力は必須

意外に思われるかもしれませんが、採用されるために必要な力として筆頭に挙がるのが、実は、

コミュニケーション能力

なのです。多くの会社員にとって所属部署の仕事を覚えるのは当然ですが事務職の場合、あらゆる部署から頼られる存在でなくてはなりません。自分が所属している部署のことさえ知っていればいいというわけにはいきません。不明点や疑問点は自分から質問し、仕事を円滑に進めるコミュケーション能力が非常に重要になるのです。

人間関係の構築が上手い

あらゆる部署から頼られる存在の為、苦手なタイプの人と話をせざる得ない場面がとても多いです。どんなタイプの人でも人間関係を構築できる人でないと務まらない職種です。

基本的なPCスキル以上は欲しい

一般的な求められるPCスキルは決して高くありません。しかし、より高い給与を目指すなら、

「PCスキルは必須」

と考えてください。これからの時代事務職の仕事でも「作業効率」を求められます。

・大量の数値データをエクセルで管理
・マクロを組んで作業を効率化

したりといったことができるレベルのスキルが求められてきいます。企業独自に顧客管理や売上管理のためのソフトを開発していたりするケースもあります。

仕事に活かせるPCレベル十分なアピールポイント

こうしたソフトを使いこなせる事務職は給与が高く設定されていることがほとんどの為、求人には応募が殺到します。企業側としては、たくさんの応募者の中から採用候補者を選ぶわけですから、

少しでもスキルが高い人を採りたい

と考えるのが自然です。「PCはどうも苦手」「エクセルはあまり使ったことがない」といったウイークポイントが、かなり大きな失点になる可能性があります。「事務職を目指すならPCスキルは必須」と考えておきましょう。

経理に関する知識

よほどの大企業でもない限り、さまざまな種類の仕事を少人数でこなさなくてはならないケースが多いのが実情です。総務、人事、経理を兼ねているようなこともめずらしくありません。経理に関しては、事務職に応募する人や経験者であれば、

日商簿記2級以上を持っている人

はかなり多いと思っておいたほうがいいでしょう。仕訳を理解しており、日常のちょっとした小口のやりとりについても勘定科目をすぐに判断できる人は重宝されます。

法令に関する知識

また、事務職には法令の知識も求められます。近年は個人情報や知的財産権といったコンプライアンスが企業に厳しく求められているため、「知らなかった」では済まされないことが多いのです。

法令は改正されたり、新しい法令が施行されたりしますので、常に最新の情報にアンテナを張り、知識を得ていく必要があります。

事務職の転職!転職前に知っておくべきことまとめ

このように、事務職に就くためにも、また、就いてからも、常に勉強を続けていくことが求められる仕事です。新しいことを学んだり、正確な知識を身につけたりすることを「面倒くさい」「難しいからやりたくない」と思うようでは、向いているとは言いがたいのです。

未経験であればあるほど上記4ポイントに自信を持っていれば事務職に転職することはさほど難しくはないでしょう。

事務職の転職に強い転職エージェント特集

事務職の転職は思った以上に大変だということはお分かりいただいたと思います。

どんな仕事でも大変だと思いますが、昔のように「楽な仕事」という考えで転職してしまうと大変なことになる(後悔)ので注意しましょう。

ライバルに差をつけるためにはしっかりと対策を練ることが大事です。そんな対策を求職者と一緒に考えてくれるサービスを提供するのが、

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