今日のポイント!!事務職に転職って難しいの?事務職を知ることでしっかりとした志望動機を作り上げよう!

こんにちは!南野弘明です。

未経験者からでも転職がしやすい「事務職」。特に女性からは非常に人気の職種です。女性からの人気の理由として、

・女性の社会進出
・プライベートと仕事を両立させたい

という気持ちから、事務職への転職を考えている方が非常に多いのが実態です。実際に「事務職」はワークライフバランスが非常に取りやすいというのは女性にとって大きなメリットだと思います。

また、事務職は「キャリアアップ」にも最適です。例えば、

・フリーターから事務職の正社員
・派遣から事務職への正社員
・未経験から事務職の正社員

というステップが踏みやすいのが特徴です。これから事務職の正社員にステップアップするためのみんなが気になるポイントはどんな内容があるか見てみましょう。

事務職に転職!皆が気になるポイントは?

どのような知識やスキルが求められるのか

どのように志望動機を書けばいいのか

面接でどのようなことが聞かれるのか

という所は多くの方が気になるポイントだと思います。ただし、注意が必要なのは、

事務職のイメージだけで安易に転職する

ことは絶対にやめましょう!イメージだけで転職してしまうと、

・予想以上に残業が多かった
・育児との両立が難しかった
・未経験なのに求められるスキルが多かった

など、入社してからのギャップが大きく長く働けない等、転職の目的を達成できないことが非常に多いです。では、どうすればいいのか。それは、

・自分に合った仕事を見つけるためには、事務職について知ること
・志望動機や面接の対策をしっかりやること
・どんな準備が必要なのか

が重要です。それでは事務職への転職についての「ノウハウ」を詳しく説明していきます。
【20代にオススメの転職エージェント特集】

①高校中退、高卒、中卒でも正社員にを目指せる!
既卒・フリーターでも就職できる!【第二新卒エージェントneo】
②企業とのパイプが強いエージェント
第二新卒・既卒・フリーターでも正社員に!DYM就職
③既卒・第二新卒の方を内定まで徹底無料サポート
書類通過率87%以上。面接対策無料【ウズキャリ第二新卒】

【30代、40代にオススメの転職エージェント】

①未経験から管理職まで幅広く応募できる!
無料転職支援サービス【WORKPORT】はこちら
②求人数豊富な転職エージェント
大手総合型転職エージェント【パソナキャリア】

基本的な事務職のお仕事

まずは、基本的な事務職の仕事内容を見ていきましょう。

様々な書類作成

代表的な書類として、

〇取引時に活用される書類3点セット(見積書、納品書、請求書)作成
〇社内向け文書(連絡書、議事録等)

様々な書類作成を行います。作成する書類はその会社の業界や規模、業務内容によって異なります。

書類のファイリング・整理・データ入力

〇社内書類管理

分類(ファイリング)して整理する業務です。

〇データ入力業務

売上管理、勤怠管理等の日々発生する業務です

〇伝票処理・整理

入金や出金、振替などの伝票処理と整理をする業務です。

〇郵便物の発送・受け取り

郵便物を発送したり、届いた郵便物を受け取り、各部署に届ける業務です。

〇備品管理・発注

消耗品の管理、発注や文房具の在庫管理、その他社員の使用する業務ツール(PCやカードキー等)の備品を管理、または発注等を行う業務です。

社内、社外対応

〇電話・メール対応

会社かかってきた電話や、ホームページ経由の問い合わせメール等の対応を行ったり、担当者に取り次ぐ業務です。

〇来客対応

来客があった際に、取り次ぎを行います。待合や会議室に案内し、お茶出し等を行う場合もあります。

その他

会社によっては、事務職と兼任で経理や総務、人事の仕事を担ったり、営業職スタッフの支援業務(営業事務)として従事する場合もあります。

転職前に知っておこう!事務職の転職事情

女性に人気が高い「事務職」。事務職の転職事情は現在どうなっているのか見ていきましょう。
【10代、20代オススメ転職エージェント】


事務職求人の倍率は高騰状況にある

実は事務職の正社員求人は年々減っています。理由としては、

・派遣
・アウトソーシング

を使う会社が増えており、さらに、事務作業の自動化などで、今後仕事の内容が変化していく可能性が高い為です。

実際に事務職の倍率はどうかというと、東京都内の求人であれば1人の採用枠に

平均して200~300人の応募者が集まる

そうです。つまり、それだけ事務職を希望する人が多いのです。記事冒頭でも説明させていただいたように、女性の働き方として、

ワークライフバランスが取れている職種

というイメージから事務所の求人はとても人気が高いことが分かります。事務職は他の職種に比べ

・残業が少なく、定時で帰れる
・業務量・作業範囲がある程度明確になっている

為、事務職を希望される方が非常に多いのが特徴です。

また、そのように人気職種である事務職ですが、会社側で事務職の採用を積極的に行っているかというと、残念ながらその逆で、正社員事務職の求人は減ってきています。その理由は、

事務業務に対して派遣やアウトソーシングを使う会社が増えてきており、結果的に正社員で事務職を採用しようとなるケースが減少

しているのです。更には、近年のテクノロジーの向上に伴い、今後多くのルーティンワークは自動化されていくことが見込まれます。そうすると、

正社員事務職の求人は更に減る

ことが見込まれ、また事務職自体も仕事内容がより専門的になる等の変化が生じるでしょう。とはいえ、

事務職の求人情報がなくなることはまずありません!

事務職という役割は会社・組織でなくてはならないものですから簡単にはなくならないでしょう。

事務職は楽+安定というイメージがある

皆さんは事務職=楽+安定だと思っていませんか?

確かに未経験や異業種から事務職への転職は他職種に比べてかなりハードルは低いです。これから転職を考えている人でももしかしたら事務職のより具体的な仕事内容をあまり知らない人もいるかもしれません。特に、下記のようなイメージだけで転職を考えている人は要注意です。

皆が持つ事務職のイメージ!
・事務職は仕事内容が簡単そう
・事務職なら安定して長く働けそう
・事務職なら育児と両立しやすそう

現在事務職を募集している企業の多くは、

IT・WEB系の中小・ベンチャー企業

の割合が非常に高いです。そして、それら企業では「指示内容をコツコツとこなす事務職」よりも、

★常に改善案を考え、提案できる事務職
★周囲とのコミュニケーションを円滑にとり、チームのパフォーマンスを向上していける事務職

を求める傾向にあります。つまり、上記に挙げた3つのイメージが当てはまらないケースが多い、ということですね。

更に、女性の方は「育児と両立しやすそうだから」と事務職を選ばれる際には注意が必要です。たとえば事務職勤務の女性の方が産休・育休を経て、復帰後にまた同じ業務に携われるかというと、そうならないケース(まったく違う部署への異動を申し伝われるケース等)は多いのです。

「事務職だから復帰しやすい」ということはなく、他の職種同様復帰後も同じ業務・ポジションで働くためにはきちんと実績を積んで、周囲の信頼を勝ち得ておく必要があるのです。

これら認識のギャップがないかは、企業との転職面談の際にも必ず確認されます。事務職の転職活動が、

難しい…諦めるしかない…

から、

手ごたえを感じた!!

と変えていけるように、「事務職=安定・楽」という固定観念を取り除いておくと良いでしょう。

事務職の仕事内容は、その業界・組織・環境により異なる

また、事務職の仕事内容は企業規模や間接部門の社員数によって大きく異なります。大企業であれば、総務・人事・経理・財務といった役割ごとに部署が分かれており、それぞれの分野のスペシャリストが在籍しているケースが多くなります。つまり、

それだけ高度な知識やスキルが必要

になるわけです。反対に小規模の会社の場合、管理部門の仕事はごく少人数に委ねられていることもめずらしくありません。社内のあらゆる業務の内容を熟知し、取引先の窓口として機能しなくてはならないのです。つまり、

多岐にわたる業務をこなせるゼネラリスト

が求められます。また、事務職への転職を考えた際に最も注意したいのが、

同じ事務職でも仕事内容によっては恒常的に残業が発生する場合がある

ということです。事務は残業時間が少ないところが多いですが、金融事務や営業事務は事務職の中では残業が発生する可能性が高くなります。

実際に事務職に転職した人の体験談

事務職に転職した方に伺ったところ「業務量が多く大変」「実際の業務が難しかった」と言った、転職前とのギャップを感じた体験談も寄せられました。生の声を知ることで、転職後のイメージをつかむ手助けになるかもしれません。

事務職では、どんな知識やスキルが必要?

決して簡単ではない事務職の仕事ですが、具体的にどのようなスキルが求められるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

コミュニケーション能力は必須

意外に思われるかもしれませんが、事務職として採用されるために必要な力として筆頭に挙がるのが、実は、

コミュニケーション能力

なのです。多くの会社員にとって所属部署の仕事を覚えるのは当然ですが事務職の場合、あらゆる部署から頼られる存在でなくてはなりません。自分が所属している部署のことさえ知っていればいいというわけにはいきません。不明点や疑問点は自分から質問し、仕事を円滑に進めるコミュケーション能力が非常に重要になるのです。

人間関係の構築が上手い

あらゆる部署から頼られる存在の為、苦手なタイプの人と話をせざる得ない場面がとても多いです。どんなタイプの人でも人間関係を構築できる人でないと務まらない職種です。

基本的なPCスキル以上は欲しい

一般的な事務職に求められるPCスキルは決して高くありません。しかし、より高い給与を目指すなら、

「PCスキルは必須」

と考えてください。これからの時代事務職の仕事でも「作業効率」を求められます。

・大量の数値データをエクセルで管理
・マクロを組んで作業を効率化

したりといったことができるレベルのスキルが求められてきいます。企業独自に顧客管理や売上管理のためのソフトを開発していたりするケースもあります。こうしたソフトを使いこなせる

仕事に生かせるPCレベルのスキルは必須

なのです。事務職は人気職種ですので、事務職の求人には応募が殺到します。企業側としては、たくさんの応募者の中から採用候補者を選ぶわけですから、

少しでもスキルが高い人を採りたい

と考えるのが自然です。「PCはどうも苦手」「エクセルはあまり使ったことがない」といったウイークポイントが、かなり大きな失点になる可能性があります。「事務職を目指すならPCスキルは必須」と考えておきましょう。

経理に関する知識、法令に関する知識

よほどの大企業でもない限り、事務職はさまざまな種類の仕事を少人数でこなさなくてはならないケースが多いのが実情です。総務、人事、経理を兼ねているようなこともめずらしくありません。経理に関しては、事務職に応募する人や経験者であれば、

日商簿記2級以上を持っている人

はかなり多いと思っておいたほうがいいでしょう。仕訳を理解しており、日常のちょっとした小口のやりとりについても勘定科目をすぐに判断できる人は重宝されます。

また、事務職には法令の知識も求められます。近年は個人情報や知的財産権といったコンプライアンスが企業に厳しく求められているため、「知らなかった」では済まされないことが多いのです。

法令は改正されたり、新しい法令が施行されたりしますので、常に最新の情報にアンテナを張り、知識を得ていく必要があります。

このように、事務職に就くためにも、また、就いてからも、常に勉強を続けていくことが求められる仕事です。新しいことを学んだり、正確な知識を身につけたりすることを「面倒くさい」「難しいからやりたくない」と思うようでは、事務職に向いているとは言いがたいのです。

未経験であればあるほど上記4ポイントに自信を持っていれば事務職に転職することはさほど難しくはないでしょう。
【未経験求人豊富な転職エージェント】


事務職に転職する際の、準備しておきたい3つのポイント

事務職に応募する場合、どのような準備をしておけばいいのでしょうか。
応募前に最低限やっておくべきことをまとめてみました。

●志望動機を明確にする!

事務職未経験の方が事務の仕事に応募する場合、面接で必ず聞かれるのが

「なぜ事務職を志望したのか」

です。求人サイトなどで事務職の募集要項を見ると、応募要件に「PCの基本操作ができる方」とだけ書かれていたり、仕事内容が「伝票整理、電話応対、その他」といった簡潔な書き方になっていたりすることがあります。

実際、多くの企業で事務職は幅広い業務を担当せざるを得ないことが多く、具体的な仕事内容を細かく書き切れないといった事情もあるのです。

そのため、事務職は志望動機が書きづらい職種と思われているところがあります。しかし、ちょっと考え方を変えてみるだけで、志望動機につながるヒントは見つかるものです。

志望動機の書き方のノウハウは、これまで働いてきた中で「事務職の人がいて助かったこと」を思い出して、事務職ではない職種の人が助かったと実感したのであれば、それはそのまま「事務職に求められる働き方」である可能性が高い!と考え志望動機を作り上げるのです。「自分もあんなふうに社員の皆さんをサポートしてみたい」といった思いを志望動機にするのがポイントです。

□ 事務職の志望動機の書き方の「ノウハウ」教えます!

★未経験での事務職、どんな志望動機にすればいいの?

事務が未経験の場合、自分の持つスキルや経験が業務にどのように役立つのかを志望動機でアピールしましょう。特に以下の2つのポイントを志望動機に入れることで、大きなアピールポイントになるでしょう。

ポイント1:PCスキルをアピール

事務の仕事では、パソコンスキルを求められることが多いです。事務経験がない人も、パソコンが使えるということを大いにアピールしましょう。ワード、エクセルが使えることは基本で、職場によってはパワーポイントが使えた方が良いこともあります。具体的にどのように勉強したのか(MOSの資格を取得しているなど)、パソコンを何に使っているのか(学校のレポート作成で使用しているなど)を説明すると説得力が増します。

志望動機のポイント例)

事務は未経験ですが、特技のパソコンスキルを活かせると思い応募させていただきました。大学のレポート作成などでパソコンを使用しているので、書類作成などにはすぐ対応できると思います。

ポイント2:前のアルバイトで培った能力をアピール

事務は未経験でも、他の職種でアルバイトをしたことがある人は、そこで培った能力をアピールすると良いでしょう。その能力が応募企業の事務においてどのように役立つと考えているか、具体的に説明することが大切です。
たとえば、企業によっては、デスク上の業務だけでなく、受付や来客対応を事務職の業務に求める場合もあります。

志望動機のポイント例)

飲食店で接客の仕事をしていたので、お客様の対応には自信があります。事務経験はありませんが、来客対応や受付などでお役に立てると思い応募いたしました。
【10代、20代オススメ転職エージェント】



★事務職経験者の志望動機は何をアピールすればよい?

事務経験者の志望動機は、前の仕事で培った能力と、具体的にどのように活躍してきたかを具体的にアピールしましょう。特に以下の2つのポイントをアピールすると良いでしょう。

ポイント1:PCスキルや資格が活かせることをアピール

PC(ワード、エクセル)を使って前職でどのような業務をしてきたかを具体的に説明できるようにしましょう。簿記やMOSなどの資格を持っている場合は、ただ持っているということだけでなく、その資格を活かして応募企業の業務にどのように貢献できるかアピールできるようにしましょう。特にエクセルについてはできることの幅も広く日常業務で使っている企業も多いため使えるスキルが高ければ高いほど強いアピールポイントとなるでしょう。また、パソコンスキル以外にも、備品管理、給与計算、受付、来客対応、清掃など、前職での業務で応募企業の業務に結び付けられるものがあれば、どんどんアピールしていきましょう。

志望動機ポイント例)

前職でもパソコンでの事務業務をメインとしておりまして、日常的にエクセルやワードをつかって書類作成や売上管理などをおこなっていました。こちらの職場でもそういった経験を活かせるのではないかと思い応募をさせていただきました。

ポイント2:コミュニケーション能力をアピール

前職において、密なコミュニケーションと気配りで円滑に業務をこなしていたことをアピールするのもよいです。

・いつも周りの人たちの様子に気を配っていたので、必要な備品は欠かしたことがない
・部署の人たちの意見をまとめて、オフィス環境を改善した

など、具体的なエピソードがあると説得力があります。

志望動機ポイント例)

前職では営業部の方と密にコミュニケーションを取りながら事務業務を行っており、営業の方が営業業務に集中できるような気配りが必要とされました。そういった経験をこちらの職場でも活かせるのではないかと思い応募をさせていただきました。

★他にもある!事務職の志望動機としてアピールしたい4つのポイント

事務職の経験あり・なしにかかわらず、志望動機としてアピールできるポイントは他にもたくさんあります。特に以下の4つを押さえておくと良いでしょう。

◇事務の仕事自体に魅力を感じていることを伝える

経験者であれば、

前職での業務の内容をふまえて、事務の仕事が好きであることをアピールするのもよいです。

未経験であれば、

応募企業の募集内容をよく確認し、「どのような」点に「なぜ」魅力を感じたのかを説明できるようにし、「自分だとどういった貢献ができるか」を伝えられるようにするとなお良いでしょう。

志望動機ポイント例)

昔からコツコツと作業をすることが好きなので、御社のパソコンをつかった入力作業中心の業務内容に魅力を感じ貢献できるイメージをもちました。

◇好きな会社であることを伝える

応募する会社自体が好きであることをアピールすることも重要です。ただ、「御社が好きだから」というだけだと「どこにでも同じことを言っているのではないか」ととらえられがちなので、具体的にどういった点が好きなのかを説明できるようにするようにしましょう。

志望動機ポイント例)

御社の販売している〇〇という製品が使いやすく、愛用しています。自分の好きな製品を作るお手伝いをしたいと考えています

◇性格的に向いていることを伝える

事務は、パソコンスキルだけでなく、オフィスにおける「縁の下の力持ち」的な役割を求められることが多いです。むしろ、パソコンスキルよりも、周囲のメンバーとコミュニケーションを上手くとりながら、円滑に業務を進められる人材を求めている企業も多いのです。そのため、「明るく元気な性格で、笑顔で人と接することができる」、「周囲の様子に気を配ることが得意」などといった性格面のアピールは大いに武器になります。

志望動機ポイント例)

私は常に笑顔でポジティブに仕事をすることを大事にしております。一緒に働く方が少しでも気持ちよく仕事をしてもらえるような環境作りに貢献できると思い、こちらの求人に応募をさせていただきました。

●応募する企業に対する理解を深める

事務職の仕事は定型的なものが多いと思われがちですが、実は会社の考えや文化の影響を受けやすい職種です。企業ごとに風土や文化はまちまちですので、応募する企業に対する理解を深めておくことは非常に重要になります。

企業理念や沿革をリサーチし、その会社がどういった考え方を大切にしているのか確認しておきましょう。伝統を重んじているのか、新しい発想や柔軟性を重視しているのか、といったことは、企業ホームページの文面や雰囲気から察知できることがあるのです。

伝統を重んじる社風であれば、事務職として入社する人にもこれまでのやり方を踏襲することが求められる可能性が高いでしょう。反対に新しい発想を歓迎する会社であれば、業務をより効率化したり、これまでにない仕事の進め方を提案したりすることが求められるかもしれません。

企業に対する理解を深めておくことは、志望動機や面接の準備に必ず役立ちます。入手できる情報はすべて得ておくつもりで、じっくりとリサーチしましょう。

●事務職未経験でも諦めない

事務職が未経験だと、これまでの仕事の経験が生かせないのでは?と誤解している人がいます。未経験で応募したにも関わらず面接まで進むことができるとすれば、あなたが持っている力のうちの「何か」が生かせると判断してもらえているのです。

たとえば、今までの仕事の中で接客や営業の経験があれば、相手の立場や感じ方を尊重して対応してきたコミュニケーション能力をアピールすることができます。PCを使って仕事をする中で、資料を分かりやすくまとめる工夫をしたことや、仕事を効率化するためにExcelのマクロを組んだ経験なども、もちろん事務職に応募する際のアピールポイントになります。

他にも、電話対応で心がけていたこと、他部署の人に連絡する際に気をつけていたことなど、日常のちょっとした習慣の中にも、事務職として必要な心がけはあったはずなのです。「大したことではない」と決めつけてしまわずに、小さなことでも紙に書き出し、これまでの経験で生かせそうなものを挙げておきましょう。

まとめ

ひと言で「事務」といっても、企業や団体によって、その業務内容は様々です。特に未経験で「事務の仕事をしたいな」と思っていても、志望動機をどのように伝えようか迷いますよね。また、経験者の人でも、前職での経験をどのように志望動機につなげようか迷う人もいると思います。

今回説明させていただいた内容を基に、

・事務職とは何か
・なぜ事務職になりたいのか
・なぜその会社に応募したいのか

をしっかりまとめあげるようにしてみてください!

それでは良い転職を!

20代おすすめ転職エージェント

【第二新卒おすすめ転職エージェント特集】

既卒・フリーターでも就職できる!【第二新卒エージェントneo】

エージェントの特徴
・専任のキャリアコンサルタントが親身に相談に乗ってくれる。
・書類添削や面接対策までしっかりサポート
・営業担当が厳選した求人のみ紹介(ブラック企業排除)
・入社前、入社後のアフターフォローも充実!
・既卒、フリーター、高卒、中卒、大学中退、専門、、、等職歴に不安があってもプロのアドバイザーがしっかりサポート!
【NGユーザー】
・高校生を含む18歳以下もしくは29歳以上
・来社面談できない方
 詳しくはこちら! 【公式】第二新卒エージェントneo

第二新卒・既卒・フリーターでも正社員に!DYM就職

エージェントの特徴
・書類選考なしで面接
★エージェント登録⇒エージェント面談⇒企業面接
・第二新卒,既卒,フリーターの就職に強い
・エージェントが就職できるまで二人三脚!
・厳選された2000社以上の求人
・100%正社員求人
【NGユーザー】
・来社面談できないかた
 詳しくはこちら! 就職・転職ならDYM就職

【ウズキャリ第二新卒】

エージェントの特徴
・20時間に及ぶ就活サポート!
・ブラック企業完全排除!
・既卒を採用する優良企業多数!
・既卒&フリーターの専門サービスだから内定率86%!
【NGユーザー】
・30歳以上の方
・東京、大阪、名古屋、福岡に来社面談不可の方
※ただし、来社できない場合は電話面談ができればOK
 詳しくはこちら! 【ウズキャリ第二新卒】
転職を成功の為に読んでおきたい