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秘書に転職!具体的な仕事内容と求められるスキルを紹介!

こんにちは!転職アドバイザーの南野弘明です。

 

事務職の経験を積んだ後に秘書へ転職する人って結構多いんですよね。

 

秘書のお仕事って事務職の能力+管理能力が求められるので事務職の経験が活かしやすいんです。

 

今回の記事はそんな事務職のお仕事からキャリアアップできる「秘書」の仕事内容と、秘書に求められるスキルについてご紹介いたします。

 

また、秘書の求人の上手な探し方も合わせてご紹介いたします。

事務職について詳しく知りたい方はこちら↓

秘書に転職!具体的な仕事内容は?

秘書に転職するためには、具体的な仕事内容を理解して「自分に合っているのか」ということをしっかり分析する必要があります。

 

秘書は大きく分けて5つの仕事をこなす必要があるのでそれを次に説明します。

役員のスケジュールを調整する

秘書の仕事内容の1つ目は、役員のスケジュール調整です。

 

役員クラスになると分刻みで仕事をこなして行かなくてはならない為、自分自身でのスケジュール調整が非常に厳しくなってきます。そこで活躍するのが「秘書」です。

 

秘書の仕事は多忙の役員の補佐。役員の仕事の優先順位の確認、役員の多忙を補佐しながらスムーズな仕事の流れを作り上げる仕事力が求められます。当然、役員が出勤前に当日のスケジュールを確認したりと非常に重要な役割を担います。

社内外の対応

秘書の仕事内容の中に社内外の対応があります。

 

役員は多忙の為、外出していたり、打ち合わせに出席したりと全てのことに対応している時間はありません。社内からの連絡内容に対しての対応、社外からの連絡事項の対応など秘書という仕事は、社内外の対応業務を担うことを覚えておきましょう。

役員専用の事務的作業

秘書の仕事内容は、役員の為だけの「事務職」に近い仕事を行います。

 

例えば、会議の資料作成、情報の収集とデータ入力、その資料の保管と管理、社内通達事項の資料作成などの色々な資料作成に追われます。

 

その為、事務職からのキャリアアップの一つに「秘書」という仕事が挙げられるのは事務職の経験を活かすことができる為です。

経費精算

秘書の仕事の一つに「経費精算」の仕事があります。

 

役員は出張も多くまた、接待なども行うこともあります。会社の経費で当然行われますので、その精算作業を行わなくてはなりません。そういった細々した作業も秘書の仕事内容だということを覚えておきましょう。

秘書に転職!求められるスキルは何?

秘書の仕事内容は理解できたと思うので次は、秘書に求められるスキルを理解しましょう。

 

仕事内容から見てみると一つは「一般事務職の仕事のスキル」です。一般事務職は、雑用仕事をこなすスキルが求められる一方、資料の作成能力も求められます。そういった、一般事務職のスキルを活かしてさらにステップアップさせることができるのが「秘書の仕事内容」ということです。

一般事務職の仕事はこちら↓

 

また、外資系の秘書になると「英語」のスキルも必要になります。海外顧客からの連絡や社内にも外国人スタッフがいるので、英語のスキルが必要になります。また、大手企業の秘書であれば面接で必ず英語力を聞かれるので、予めTOEICを受けておくといいでしょう。目安は500点以上です。

 

最後に、求められるスキルとしてビジネスマナーです。役員クラスになると外部からの連絡はそれなりの人たちです。そういった人たちの対応を行うためには、言葉づかい、清楚感などビジネスで必要とされるマナーを熟知していなくてはなりません。そいった内容をしっかり理解していることもスキルの一つだと思ってください。

秘書に転職!求人はどうやって探せばいいの?

秘書の仕事は少し特殊な仕事です。

 

その為、転職活動をするにしてもなかなか求人自体が出回ることはありません。よく皆さんが利用されるハローワークや求人誌で出ることはまずありません。そこで活用すべきなのは、転職エージェントです。

 

転職エージェントは、非公開求人を多く所有している為、良質な求人だったり、レア求人といった限定された求人を持っています。転職エージェントの登録自体は僅か1分程度で登録可能で、そのあとに行われる「面談」にてキャリアカウンセリングを行い、非公開求人を紹介してもらえる流れとなります。

 

応募書類や面接に自信が無ければ「対策」も行ってもらえるので、不安な人は活用しましょう。特に私がオススメするのが下記2社です。20代、30代で利用すべき転職エージェントが異なることが特徴です。

 

20代は「経験よりもポテンシャル」30代は「経験値」で勝負するため、そういった求人を多く所有しているエージェントは、年代で分けるべきという意図でおすすめの転職エージェントが異なります。

 

是非この機会に登録してキャリアカウンセリングを受けてみましょう!それではまた。

 

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