一般事務職の仕事内容をきっちりこなす女性事務員

一般事務職は、転職市場で非常に人気の高い職種の一つです。特に女性からの圧倒的人気により、倍率も非常に高いのも特徴です。今回の記事はこの一般事務職に焦点を当て、仕事内容、必要なスキル、給料面を解説していきますので、転職を希望している方は是非参考にしてみてください!

 

こんにちは!転職アドバイザーの南野弘明です。

 

転職市場でも人気がずば抜けて高い一般事務職。人気の秘密は未経験でもチャレンジできるとい点があり、女性のキャリアチェンジとして高い人気を誇っています。

 

そんな人気の一般事務職ですが、いったいどんな仕事内容なのでしょうか。

 

今回は、一般事務職の仕事内容・スキル・給与面などを徹底解剖していきますので、是非転職を検討されている方は参考にしてみてくださいね!。

 

僕の自己紹介
グローバルベンチャー企業から超絶ホワイト企業に転職成功!数百人の応募者の採用活動に携わり独自の『転職ノウハウ』を開発!自身も転職→年収400万UP。複数企業での採用人事経験をもとに、転職支援をするアドバイザーとして、当サイト・Twitterで転職・就職の情報配信中!公式Twitter:@hiroakiminamino

 

一般事務職の仕事は大きく分けて5つ

一般事務職の仕事内容をPC能力を駆使してこなす風景

一般事務職への転職を希望するならその業務についての理解は必須です。面接でも「一般事務職への印象」や「業務の理解度」は経験者、未経験問わず質問されます。

 

面接でも答えられるように理解を深めていきましょう!

 

次に一般事務職の仕事内容5つについて解説していきます。一般事務職の仕事は、社会人経験があればほとんどの人がこなせる仕事。だからこそ仕事内容への理解を深めて、面接対策をしっかり行いましょう!

仕事内容①:必要書類の作成

一般事務職の仕事内容を分析手法を駆使してこなす女性事務員

一般事務職の大事な仕事内容であり、求められるスキルの中でも必要書類の作成は重要です。書類作成の中でも超重要なのは、契約書の作成・整理といった手続きに必要な書類に関する仕事です。

 

各部署で一般事務職と言われる方々がアシスタントとしての役割を果たしてくれていますが、その中でも社内外の契約書の作成を担うことが多いです。

 

営業部の一般事務職なら「顧客との契約」があるわけですから当然契約書を発行します。その仕事を営業マンから支持されて発行します。また、設計部に配属されれば、顧客との契約内容は製品に内容を盛り込まなくてはならないので「製品仕様書」を作成したりします。

 

他にも会議に必要なデータをエクセルにまとめて会議前に配布するなどの仕事も一般事務職の仕事です。お茶を出すだけではなく、きちんと仕事内容を理解しておかないと入社後に着いて行けない事態もあるので要注意です。

▶資料作成に必要なスキルは?

一般事務職に転職したいならエクセル、ワード、パワーポイントの3点セットは大事です。この3点セット理解しておかないと転職先で戦力外通告されてしまうこともあるので注意してください。

 

ご自身の今のPCスキルに自信が無ければ『MOS』の資格を取ることをおすすめします。

 

上記3点セットの勉強も独学で可能なので、下記の参考書を苦手の分野のみ購入して勉強することで比較的簡単に資格取得でできるのでおすすめ。

【エクセル】

MOS Excel 365&2019対策テキスト&問題集(よくわかるマスター)[富士通エフ・オー・エム(FOM出版)]

価格:2,310円
(2021/4/11 11:09時点)
感想(19件)

【ワード】

MOS Word 365&2019対策テキスト&問題集(よくわかるマスター)[富士通エフ・オー・エム(FOM出版)]

価格:2,310円
(2021/4/11 11:13時点)
感想(4件)

【パワーポイント】

MOS PowerPoint 365&2019対策テキスト&問題集(よくわかるマスター)[富士通エフ・オー・エム]

価格:2,530円
(2021/4/11 11:13時点)
感想(4件)

仕事内容②:必要書類の整理

一般事務職の仕事内容の資料整理をきっちりこなしている風景

資料を作成すれば当然「整理」が必要になります。一般事務職の仕事内容としては重要な位置づけです。各部署の業務担当者は毎日いろいろな仕事をこなす訳ですから、資料整理に時間を取ることはできません。そこで活躍すのが一般事務職です。

 

作成した資料の整理をルールに基づき整理し、いつでも取り出せるように配慮しなくてはなりません。一般事務職の能力は、部署の人たちが仕事をしやすい環境を作るということも大事な仕事ということですね。

▶資料整理に必要なスキルは?

資料整理は意外とセンスが問われる仕事であり、女性に向いている仕事です。この仕事の重要なスキルは処理能力や几帳面さにあります。

 

几帳面ではない人が多い男性は、資料を整理してもぐちゃぐちゃ。女性がやるとなぜかきれいにまとまっていることが多いです。その几帳面さを面接でアピールするかなり好印象なので是非アピールしてください!

仕事内容③:データ入力作業

一般事務職の仕事内容を最速でこなす女性事務員

一般事務職は、部署のアシスタントの役割です。アシスタント的な仕事は一般事務職の仕事内容の中でも重要です。

 

例えば、製造業の設計部署、開発部署であれば大量なデータを取得し製品を作って行きます。開発段階でデータを取得したらそれをエクセルなどでまとめて保管しておく必要があります。

 

エクセルに入力するデータは膨大なため、開発担当者がやる暇がありません。そこで活躍するのが一般事務職です。エクセルに入力して見やすいよう配慮をしながらデータを作成していく必要があります。できれば「グラフ化」なんかできると転職の面接でも高評価が得られやすいでしょう。

▶データ入力に必要なスキルは?

データ入力に絶対必要な能力はエクセルです。エクセルが使えないとできない仕事が多いので注意してください。特にグラフ化などもできないと意外と苦労する場面も多いので、ご自身でお持ちのパソコンを利用して勉強しておくことをおすすめします。

 

関連記事

事務職転職におすすめ資格6選▶

仕事内容④:電話・メール対応

一般事務職の仕事内容の中でも面接でしっかり確認されるのが対人能力やビジネスマナー。一般事務職は、電話対応や顧客へのメール対応などがあり意外と忙しいです。

 

重要顧客に対して失礼な対応をしたりすると困るので、ビジネスマナーやコミュ力についてはきちんと確認されます。電話対応をやったことないという人は少ないと思いますが、いざ面接で確認されると上手くコミュニケーションが取れない人も多いです。

▶電話対応・メールに必要なスキルは?

社会人として一般的な仕事である電話対応ですが、工場勤務などで対顧客に対して対応経験がないと意外と困るのがコミュニケーション能力です。メールーについては文書能力があればOKと思っている人も多いですが、実はコミュ力が一番重要です。

 

コミュ力については、資格でアピールすることができるのでおすすめ。コミュ力の資格は『コミュニケーション検定』取得がおすすめ!自宅に居ながらスマホの動画視聴で、履歴書に書けるコミュニケーションの資格がとれるので、手っ取り早くアピール資格がとれます。

 

詳しくは過去記事で紹介していますので是非参考に!

 

関連記事

コミュニケーション資格とは▶

仕事内容⑤:来客対応

一般事務職の仕事内容の中でも重点が置かれやすい接客能力。これは、接客業に従事されている経験があればかなり強みになる仕事内容です。

 

顧客来社などの時、お茶を出したりする仕事ですが、最近はペットボトルでお出しすることも多くなり、お茶出しマナーは薄れています。ただ、玄関まで顧客・お客様をお出迎えし、打ち合わせ室に通すなどので仕事は健在。

 

一般事務職として大事な仕事内容なので是非覚えておきましょう。

▶来客対応に必要なスキルは?

一般事務職の中でも日々の仕事でないにしても、比較的多いのが来客対応です。必要なスキルというよりも接客経験があるかないかで判断されやすいので注意しましょう。

 

飲食業・販売業などの経験はアルバイトでアピールできるので、少しでも経験があれば面接でアピールすることをおすすめします。

 

おすすめ!転職エージェント3選
当サイトから登録の多いエージェントはこちら(各サイトに遷移できます)
【若手】20代の転職

【ミドル】
20代、30代の転職

【管理職】
40代の転職

一般事務職の給料・年収はどれくらい?

一般事務職の仕事内容をこなして高給を得た女性

事務職の中でも一番年収が低いのがこの一般事務職です。

 

ボーナス込みでおおよそ330万円程度と言われているので、ご自身の生活に不自由なく暮らせるのかどうかきちんと確認しておきましょう。

 

また、転職サイトで求人を探す際は、一般事務職の年収330万円より多いか少ないかを基準に転職先を選ぶようにしましょう。リクナビNEXTで簡単検索可能なので、まずは登録してみるとよいでしょう。

一般事務職に転職なら『リクナビNEXT』

求人サイト1位『リクナビNEXT』

広告 特徴
全国の求人情報を勤務地や職種、皆さんのスキルや資格などから検索でき、転職方法や転職活動体験談等、転職成功のヒント満載の求人/転職のサイト。 

リクナビNEXT

画像引用元:リクナビNEXT

求人数 50,000件以上
サイトの質 洗練された求人サイトの為、ユーザー目線で作成されているため非常に便利!
対応地域 日本全国
特徴 業界・職種・年齢・住まいを問わずサイトの登録債済ませれば閲覧できるので、幅広い求人に出会えるチャンス多数。
対応年齢 全世代
公式サイト▶ リクナビNEXT【公式】

一般事務職に未経験でチャレンジする秘訣は?

一般事務職の仕事内容を簡単にこなす女性事務員

一般事務職の未経験はハードルが高いですが、未経験だからと言って不可能ではありません。しかし、それには経験者に勝る能力が必須。

 

例えば、経験者よりもアピールしやすいのがPCスキルです。マクロが組める、莫大なデータ処理が得意など経験者よりも「処理能力」でアピールするといいでしょう。

 

もし未経験でアピールするのが難しいのであれば、未経験を中心とした事務職専門の転職サイトから応募する方法と派遣からスタートする二つの方法があります。未経験事務職に定評があるのが、

 

マイナビキャリレーション

 

です。未経験から事務職にチャレンジすることができるため、

 

・事務職で働くことを諦めていた方
・キャリアアップを目指したい方
・安定した環境で働きたい方

 

が新たに事務職キャリアをスタートすることができるのが特徴です。登録も簡単なので未経験の方は登録してみましょう。

 

簡単登録はこちら↓



もし社会人の経験がなく、未経験正社員にチャレンジするのが不安であれば「派遣からキャリアを積む」という手段もあります。

 

派遣を経験すれば「一般事務職のキャリアとしてカウント」することができるので、一般事務職の仕事を覚えたところに正社員へチャレンジというステップアップがおすすめです。おすすめの派遣会社は、

 

マイナビスタッフ

 

です。大きな特徴として、事務系(一般事務・学校事務など)などの職種を中心に幅広いく取り揃えていることです。また北海道はコールセンターでのテレオペ求人が豊富なのも特徴的です。

 

拠点は札幌・東京・横浜・名古屋・京都・大阪・神戸・福岡にあり、全国をカバーしているので大手ならでは幅広さが嬉しいですね。

 

この機会に登録してみるといいでしょう。

簡単登録はこちら↓



一般事務職:まとめ

一般事務職に転職するなら仕事内容の理解は必須です。一般事務職の仕事内容はそこまで難しくはありませんが、求人倍率の問題もありライバルが非常に多いのが特徴です。

 

経験者であればより高度な求人にチャレンジする、未経験なら未経験求人を多く扱う転職エージェントのサポートを受けるかまたは、派遣からスタートしてキャリアを積むといった手順がおすすめです。

 

それでは良い転職を!

女性の転職なら『パソナキャリア』

注目女性におすすめ『パソナキャリア』

パソナ

画像引用元:人材紹介【パソナキャリア】

求人数 30,000件前後
面談の質 女性のキャリアに寄り添った面談なので、女性の転職に強い面談。
対応地域 関東、関西、東海
特徴 女性の就労支援実績が豊富なので、女性の転職に強いです。私の妻も利用し、大手外資系証券会社に転職しています!
公式サイト▶ パソナキャリア【公式】
本気で転職したい?転職ツールを使い倒し術

転職に必要不可欠なことは、「目的」「対策」です。

✔転職する目的はあるのに対策方法がわからない。
✔どんな企業が自分にマッチするのか分からない。
ブラック企業への転職だけは避けたい。
✔業界に詳しい人から転職アドバイスをもらいたい。

そんな悩みに答えてくれる最強の転職ツールが「転職エージェント」です。僕自身の転職経験、面接官、人事としてのキャリアを活かして全力でおすすめするエージェントをランキングでご紹介!

↓詳細はこちら↓

Twitterでフォローして限定記事を購読!